Créer une carte de suivi pour Mandats et facturation

Applicable à : Mandats et facturation uniquement. La création des cartes fonctionne différemment sur les tableaux de bord CCH iFirm Taxprep T1 et Taxprep des particuliers - consultez plutôt la rubrique de création de cartes de ces applications.

Créez une carte de suivi à partir de Mandats et facturation pour qu'un mandat apparaisse sur un tableau de bord CCH iFirm Suivi et puisse être suivi dans les étapes de traitement de votre cabinet.

Avant de commencer

• Licence : une licence CCH iFirm Suivi active doit être attribuée à votre compte, en plus de votre accès à Mandats et facturation.

• Rôle de sécurité - pour voir la carte ensuite :Suivi - Accéder à Suivi. Sans ce rôle, vous pouvez créer des cartes depuis Mandats et facturation, mais vous ne pouvez pas ouvrir le tableau de bord pour les consulter.

• Rôle de sécurité - pour créer la carte : l'un des rôles Mandats - Visualiser, ajouter ou modifier des mandats, Mandats - Visualiser et modifier toutes les ressources relatives aux mandats, Jobs - View and Edit My Job Resources(libellé français non confirmé) ou Gérer le flux de travail et les ressources. Détenir seulement Mandats - Visualiser tous les mandats ou Mandats - Visualiser mes mandats permet de voir les mandats, mais pas de les créer ni de les modifier.

• Un tableau de bord de destination doit déjà exister pour Mandats et facturation. Vous le sélectionnez pendant la création; il n'est pas créé automatiquement.

• Mappez d'abord les états du mandat. Un tableau de bord Mandats et facturation n'a aucun mappage des statuts par défaut. Tant qu'un administrateur n'a pas associé chaque État du mandat à une étape de traitement, les cartes nouvellement créées n'apparaissent pas dans les onglets Non commencée(s), Active(s) ni Terminée(s) : elles ne sont visibles que dans l'onglet Sommaire. Consultez Configurer le mappage des statuts.

• Un mandat ne peut porter qu'une seule carte de suivi.

Étapes

Mandats et facturation offre quatre façons de créer une carte de suivi. Utilisez celle qui correspond à votre situation : créer le mandat et sa carte en même temps, ou ajouter une carte à un mandat qui existe déjà.

Créer la carte en créant un mandat

1. Dans Mandats et facturation, amorcez la création d'un mandat (Ajouter un mandat).

2. Remplissez le mandat comme à l'habitude.

3. Dans la liste Tableau de bord de suivi du formulaire du mandat, sélectionnez le tableau de bord sur lequel la carte doit être créée.

4. Enregistrez le mandat.

   Résultat attendu : le mandat est créé et sa carte de suivi est créée sur le tableau de bord sélectionné dans la même opération.

Créer la carte d'un mandat qui existe déjà

1. Ouvrez le mandat dans Mandats et facturation pour afficher sa page de détails.

2. Sélectionnez Créer une carte de suivi.

3. Sélectionnez le tableau de bord de destination si l'application vous le demande.

   Résultat attendu : la carte est créée et la page de détails du mandat indique désormais qu'une carte de suivi existe pour ce mandat.

Créer les cartes de plusieurs mandats à la fois

1. Accédez à la liste des mandats dans Mandats et facturation.

2. Cochez la case de chaque mandat qui doit avoir une carte.

3. Sélectionnez Créer une carte de suivi dans la barre d'action.

   Résultat attendu : une carte est créée par mandat sélectionné. Si la création échoue pour certains mandats, un seul message regroupé signale l'échec - les mandats pour lesquels la création a réussi conservent leur nouvelle carte.

Créer les cartes en ajoutant des mandats en lot

1. Dans Mandats et facturation, ouvrez Ajouter des mandats en lot.

2. Définissez les mandats comme à l'habitude.

3. Dans la liste Tableau de bord de suivi, sélectionnez le tableau de bord sur lequel les cartes doivent être créées.

4. Lancez la création en lot.

   Résultat attendu : les mandats sont créés et une carte par mandat est créée sur le tableau de bord sélectionné. Vérifiez les cartes obtenues sur le tableau de bord : un échec de création de carte pendant l'ajout de mandats en lot peut ne pas être signalé dans l'interface, de sorte que des mandats peuvent exister sans leur carte.

Le mandat possède désormais une carte de suivi sur le tableau de bord sélectionné. La carte porte les renseignements du mandat transmis par Mandats et facturation à la création - nom du client, numéro du mandat, État du mandat et sa date, type de mandat, priorité, groupes du mandat, responsable actuel, gestionnaire, associé, propriétaire, dates de début et de fin cibles, date de fin de période - ainsi que les coordonnées provenant de la fiche CCH iFirm Contact liée (nom, téléphone, cellulaire, courriel, code client, groupes de contact, gestionnaire, associé).

À partir de ce moment, le mandat et sa carte restent synchronisés : un changement d'État du mandat effectué d'un côté est reflété de l'autre, et chaque changement est consigné dans l'onglet Historique de l'état du mandat de la carte.

La carte apparaît dans l'onglet Non commencée(s), Active(s) ou Terminée(s) selon l'étape à laquelle son État du mandat est associé. Si son statut n'est associé à aucune étape, la carte n'est visible que dans l'onglet Sommaire.