Onglet Documents du cabinet

Les cabinets peuvent conserver les documents internes qui ne sont liés à aucun contact ni mandat dans l’onglet Documents du cabinet.

La vue par défaut comprend les dossiers suivants en fonction des autorisations de sécurité qui sont assignées aux utilisateurs : Documents internes, Documents des RH et Documents de l’utilisateur.

• Documents internes : Ce dossier peut servir à créer votre structure de dossiers pour les documents de votre cabinet. Les utilisateurs doivent avoir l’autorisation de sécurité Documents – Affichage des documents internes afin de pouvoir consulter les documents conservés dans ce dossier, et les auteurs doivent avoir l’autorisation de sécurité Documents – Affichage et modification des documents internes.
• Documents des RH : Ce dossier peut servir à conserver les documents des RH relatifs à votre personnel. Un fichier est automatiquement créé pour chaque utilisateur et lesdits fichiers ne sont accessibles qu’aux utilisateurs qui possèdent l’autorisation de sécurité Documents – Gestionnaire RH.
• Documents de l’utilisateur : Chaque utilisateur de votre cabinet dispose dorénavant d’un espace privé dans la zone Documents du cabinet. Les utilisateurs sont les seuls qui peuvent consulter le contenu de leurs propres fichiers, à l’exception des utilisateurs dont l’autorisation de sécurité Documents – Admin des dossiers des utilisateurs a été assignée à leur profil.

Paramètres des dossiers

Visibilité des dossiers :

Les dossiers Documents de l’utilisateur et Documents des RH sont facultatifs et peuvent être activés ou désactivés en activant les cases à cocher situées à côté des dossiers concernés dans Paramètres > Documents > Documents du cabinet.

 

Dossier permanent

Un dossier peut être défini comme étant permanent si la case à cocher est activée, permettant ainsi au système d’attribuer l’étiquette Permanent à tous les fichiers qui font partie du dossier.