Gérer les versions antérieures des fichiers
L’une des fonctionnalités clés de l'application Documents est son contrôle des versions. Vous pouvez avoir plusieurs versions d’un même fichier.
Une nouvelle version d’un fichier est créée lorsqu’un fichier est remplacé. Cela se produit dans les situations suivantes :
- Lorsque vous ouvrez, modifiez, puis enregistrez et fermez un fichier.
- Lorsque vous téléchargez manuellement un fichier, puis le téléversez.
- Lorsque vous renommez un fichier.
Dans les situations ci-dessus, le nom et le contenu originaux du fichier deviennent la première ancienne version, et les nouveaux nom et contenu du fichier deviennent la version actuelle.
Vous pouvez voir un historique du fichier, qui est simplement une liste de ses versions. Si vous disposez d’une autorisation de sécurité supplémentaire, vous pouvez faire une copie ou télécharger une version antérieure d’un fichier. Vous pouvez aussi récupérer une version antérieure d’un fichier. C’est utile, par exemple, si vous faites une erreur en modifiant un fichier.
Contenu
Visualiser l'historique des versions d'un fichier
Documents - Visualiser
- Ouvrez la page Renseignements sur les contacts ou Détails des mandats correspondante, puis cliquez sur l'onglet Documents.
- Localisez le fichier.
- Cliquez sur le bouton Paramètres
du fichier. - Ce bouton s’affiche seulement s’il existe une autre version du fichier.
- La boîte Historique des versions affiche une liste des versions antérieures du fichier. Vous pouvez cliquer sur une version pour l’ouvrir.
Télécharger, rétablir ou copier une version précédente d'un fichier
Documents - Visualiser ou modifier
La boîte Historique des versions affiche une liste des versions précédentes du fichier. Si vous disposez de l’autorisation de sécurité mentionnée, vous pouvez réaliser les tâches supplémentaires suivantes :
- Cliquez sur le lien Télécharger pour télécharger cette version antérieure du fichier sur votre ordinateur.
- Cliquez sur le lien Rétablir pour rétablir cette version antérieure du fichier en tant que version actuelle :
- Cette version du fichier remplace la version actuelle du fichier, et la version actuelle du fichier devient la version antérieure la plus récente.
- La date de dernière mise à jour de la nouvelle version est mise à jour.
Cliquez sur le lien Copier pour copier cette version antérieure du fichier. La version copiée devient un nouveau fichier indépendant, sans historique de versions.
Modifier le paramètre par défaut du nombre de versions
Documents - Visualiser, accéder à la page Espace utilisé ou supprimer
Par défaut, le système enregistrera un nombre illimité de versions de vos fichiers. Toutefois, votre firme peut retirer ce paramètre par défaut et préciser le nombre maximal de versions à conserver. Lorsque le nombre maximal de versions est atteint, si une nouvelle version d’un fichier est créée, la version la plus ancienne sera supprimée de façon permanente.
- Cliquez sur Paramètres > Documents.
- Cliquez sur Gestion des versions.
- Désactivez la case à cocher Conserver un nombre illimité de versions d’un document.
- Dans la zone Définir une limite au nombre de versions d’un document à conserver, inscrivez le nombre requis (de 1 à 999).
