Définir les périodes de rétention

Paramètres - Documents

L'application Documents vous permet de définir des périodes de rétention afin d’établir les périodes de conservation des documents.

Une période de rétention est définie par défaut et s'appliquera à tous les documents. Toutefois, il est possible d’attribuer une période plus précise par type de mandat ou par étiquette. Un utilisateur peut également attribuer une date d'expiration manuellement à un document.

Une fois expirés, les documents sont déplacés dans la corbeille, et une période de rétention spécifique leur est attribuée. Une fois la date d’échéance atteinte, les documents sont supprimés de façon définitive.

Remarque : Vous pouvez restaurer tout document se trouvant dans la corbeille. Consultez la rubrique d’aide Utiliser la corbeille pour obtenir de plus amples renseignements.

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Hiérarchie des périodes de rétention

La date d'expiration d'un document est basée sur la logique suivante :

• un document sur lequel l'étiquette Permanent est appliquée n'expire pas;
• une date d'expiration attribuée manuellement a priorité sur la date attribuée selon les paramètres;
• une date d'expiration attribuée à partir d'une période de rétention d’une étiquette aura priorité :
• si deux étiquettes ou plus sont appliquées à un même document et que plus d'une période de rétention s'applique, la période la plus longue sera retenue;
• si aucune date d’expiration ne peut être attribuée à partir d’une période de rétention d'une étiquette, la date sera fixée à partir d'une période de rétention d’un type de mandat (applicable uniquement dans le cas des mandats);
• si aucune date d’expiration n'est attribuée à partir des éléments décrits ci-dessus, la date d'expiration du document sera fixée selon le paramètre de la période de rétention par défaut.

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Période de rétention par défaut

La période de rétention par défaut est établie à 7 ans.

Vous pouvez modifier cette période. Consultez la section Modifier une période de rétention pour obtenir de plus amples renseignements.

Vider la corbeille

La période de rétention par défaut des documents déplacés dans la corbeille est établie à 1 an. Cette période débute dès que le document est déplacé dans la corbeille.

Vous pouvez modifier cette période. Consultez la section Modifier une période de rétention pour obtenir de plus amples renseignements.

Notez que tout document dans la corbeille sera supprimé définitivement à l’échéance de cette période et que les dates attribuées manuellement, l’étiquette Permanent, de même que tout autre paramètre ne sont pas considérés par cette période de rétention.

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Ajouter une période de rétention

Pour ajouter une période de rétention, veuillez procéder de la façon suivante :

1. Cliquez sur Paramètres > Documents.
2. Cliquez sur Paramètres de rétention.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter une période de rétention.
   La boîte de dialogue Ajouter une période de rétention s'affiche.
4. Dans la liste Sélectionnez le type, sélectionnez le type pour lequel vous voulez ajouter une période de rétention.
5. La deuxième liste dépend de votre sélection précédente. Choisissez, dans cette liste, le type de mandat ou l’étiquette sur lesquels vous voulez définir une période de rétention.
6. Dans les champs Période de rétention, inscrivez la période de rétention désirée.
   Notez que la période de rétention doit être d’au moins 1 mois et ne peut excéder 30 ans.
7. Utilisez l'une de ces options pour enregistrer vos modifications :
• cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications et fermer la fenêtre; ou
• cliquez sur la flèche apparaissant sur le bouton Enregistrer, puis cliquez sur Enregistrer et ajouter pour enregistrer vos modifications et ajouter une autre période de rétention.

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Modifier une période de rétention

Pour modifier une période de rétention, veuillez procéder de la façon suivante :

1. Cliquez sur Paramètres > Documents.
2. Cliquez sur Paramètres de rétention.
3. Dans la grille, cliquez sur la ligne correspondant à la période que vous voulez modifier.
   La boîte de dialogue Modifier la période de rétention s'affiche.
4. Inscrivez les nouvelles valeurs dans les champs Période de rétention.
5. Cliquez sur Enregistrer.

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Supprimer une période de rétention

Pour supprimer une période de rétention, veuillez procéder de la façon suivante :

1. Cliquez sur Paramètres > Documents.
2. Cliquez sur Paramètres de rétention.
3. Cliquez sur l'icône de la période de rétention que vous voulez supprimer.
4. Cliquez sur Oui pour confirmer.