Configurer des tests d’écritures de journal

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L’onglet Essais de transaction vous permet d’exécuter une série de tests automatisés sur vos données importées du grand livre général afin d’identifier les anomalies, les tendances et les risques.

Aperçu des tests

Vingt-cinq tests standards sont disponibles, et ceux-ci sont groupés dans les catégories suivantes :

Outliers, Unusual Amounts, Timing, Manual, and Other Indicators
Suspicious Descriptions and People
Account Combination Tests
Reversals and Erroneous Entries

Vous pouvez activer ou désactiver des tests individuels en fonction des besoins de votre analyse.

Remarque : Certains tests peuvent être désactivés (grisés) si des champs de données obligatoires sont absents du fichier du grand livre général importé.

Exemple : Le test Approved by Poster sera désactivé si le fichier du grand livre général ne comprend pas une colonne Approuvé par.

Ce tableau répertorie chaque test d'écriture de journal, les champs obligatoires du grand livre général pour activer le test et les paramètres d'entrée (le cas échéant) que les utilisateurs doivent configurer.

Test Name	Required fields to enable test	Input
Credits to cash accounts	GL Account Number, Montant	Veuillez définir les comptes de trésorerie en sélectionnant : Niveau : Groupe ou sous-groupe Groupe : Choisissez à partir du plan des comptes
Rarely used accounts	GL Account Number	Seuil pour les comptes à faible activité
Accounts prone to error in the past	GL Account Number, Montant	Veuillez définir les comptes sujets aux erreurs en sélectionnant : Niveau : Groupe ou sous-groupe Groupe : Choisissez à partir du plan des comptes
High-risk accounts	GL Account Number, Montant	Veuillez définir les comptes à risque élevé en sélectionnant : Niveau : Groupe ou sous-groupe Groupe : Choisissez à partir du plan des comptes
Unusual revenue postings	GL Account Number, Montant	Pour déterminer les affichages de produit inhabituels, veuillez définir les comptes de revenu et les comptes de débit attendus en sélectionnant : Niveau : Groupe ou sous-groupe Groupe : Sélectionnez le groupe ou le sous-groupe à partir du plan des comptes
Unusual account combination	GL Account Number, Montant	Seuil d’affichages sous lesquels se trouve une combinaison de comptes inhabituels
Amount over threshold	Montant	Seuil de montant
Total debits over threshold	Montant	Seuil de montant
High value	Montant	Pourcentage de meilleure valeur
Backdated	Date d’écriture, Date d’entrée en vigueur	Aucune entrée requise
Forward posted	Date d’écriture, Date d’entrée en vigueur	Seuil de jours affichés anticipés
Rounded amounts	Montant	Base d’arrondi
Approved by poster	Date d’écriture, Approuvé par	Aucune entrée requise
Non-balancing	Montant, ID du journal	Aucune entrée requise
Manual postings	Date d’écriture, Type d’écriture de journal ou Type de document	Veuillez définir les affichages manuels en configurant les critères au moyen de l’un des éléments suivants : la date d’écriture, le type d’écriture de journal ou le type de document.
Outlier amounts	GL Account Number, Montant	Seuil des écarts-types
Reversed	GL Account Number, Montant	Aucune entrée requise
Reversal	GL Account Number, Montant	Aucune entrée requise
Duplicate postings	GL Account Number, Montant, Période (obligatoire seulement si l’option permettant la recherche au sein d’une même période est sélectionnée)	Veuillez sélectionner les critères qui permettent la recherche de doublons sur plusieurs périodes ou au sein d’une même période.
Suspicious keywords	Journal Entry Line Description	Sélectionnez les mots-clés suspects à partir d’une liste standard ou ajoutez-en de nouveaux.
No description	Journal Entry Line Description	Aucune entrée requise
Leaving users	Saisi par	Veuillez sélectionner les auteurs afin d’identifier les utilisateurs qui sont partis.
Unexpected posters	Saisi par	Veuillez sélectionner les auteurs inattendus.
Rare posters	Saisi par	Seuil pour les affichages à faible activité
Related parties	Journal Entry Line Description	Veuillez ajouter à la description les mots-clés/personnes apparentées qui feront l’objet de la recherche.

Configurer les paramètres et la pondération des tests

Chaque test peut avoir ses propres paramètres d'entrée et une pondération déterminant son incidence sur la cote de risque globale.

Cliquez sur l’option Paramètres de la colonne Actions pour :

Définir les valeurs d’entrée (si requis)

Ajuster la pondération du test

Astuce : Survolez le nom du test pour voir une description de sa logique et de son but.

Remarque: Certains tests ne requièrent aucun paramètre d’entrée et s’exécuteront automatiquement s’ils sont activés.

Personnaliser la pondération et les seuils de risque

Vous pouvez définir les cotes de pondération de Aucun à Très élevé. Cette pondération servira à déterminer une cote de risque pour chaque transaction.

Exemple : Si la pondération Élevé est attribuée au test Manual Postings et que la pondération Faible est attribuée au test Outlier amounts, une transaction qui répond aux critères des deux tests aura une cote de risque plus élevée que la transaction qui répond aux critères du test Manual Postings seulement.

Vous pouvez modifier la fourchette des seuils de risque utilisée pour traduire les cotes de risque pour chaque transaction en une catégorie de risque Faible-Modéré-Élevé.

Les seuils sont calculés en tant que pourcentage de la cote maximale qui peut être obtenue pour une transaction en fonction des tests sélectionnés et de la pondération de chacun d'entre eux.

Exemple :

Veuillez noter les considérations suivantes :

Le seuil de la cote Élevé est défini de 50 % à 100 %.
Une transaction a une cote de risque de 500 en fonction du nombre de tests répondant aux critères de la cote de risque de 500 (et en tenant compte de la cote de pondération des tests pour chacun de ces tests).
La cote maximale (somme des cotes de pondération de tous les tests d’écritures de journal) est de 800.

La cote de risque se situe alors dans le seuil de 50 % à 100 %; ainsi, la transaction sera catégorisée en tant que transaction à risque Élevé.

Astuce : Si vous ne souhaitez pas voir la catégorisation des risques des transactions, vous pouvez définir la pondération du test de journal à Aucun dans les paramètres.

Exécuter l’analyse

Une fois que :

Les tests requis auront été sélectionnés
Les paramètres d’entrée auront été fournis (lorsque nécessaire)
Les pondérations auront été ajustées

Cliquez sur Exécuter l’analyse pour exécuter les tests

Astuce : Si des entrées requises sont manquantes, une icône d’avertissement apparaîtra à côté des tests touchés. Utilisez ceci pour identifier et résoudre les problèmes rapidement.

Remarque : Lorsque vous exécuterez l’analyse à nouveau, tout changement apporté à la balance de vérification ou au plan des comptes depuis l’exécution précédente, comme les mises à jour effectuées aux soldes des comptes ou aux attributions des groupes/sous-groupes, sera compris. Les nouveaux résultats remplaceront les résultats précédents.

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