Personnaliser les états des mandats
Cette page est en cours de traduction. Elle sera mise à jour dès que son contenu sera disponible en français.
Paramètres - Mandats et facturation
Avant que vous ne personnalisiez les états des mandats pour le module Mandats et facturation afin qu'ils correspondent à vos besoins, nous vous recommandons de lire la page Mettre à jour l'état d'un mandat pour en apprendre davantage sur les phases des états de mandat.
Contenu
À propos de la personnalisation des états des mandats
Afin de vous permettre de reproduire les processus de flux de travail internes de votre cabinet, vous pouvez personnaliser les options d'état disponibles pour chaque type de mandat : vous pouvez ajouter vos propres états de mandat, renommer les états de mandat existants et sélectionner les états applicables. Le nombre d'états que vous pouvez attribuer à chaque type de mandat détermine l'avancement de l'indicateur de progression. Par exemple, un mandat concernant des états financiers ayant cinq états progresse différemment d'un mandat ayant un seul état, comme l'illustre l'exemple suivant :
Les états des mandats par défaut ne peuvent pas être renommés, reclassés ou supprimés, car ils sont utilisés pour faire le suivi de l'avancement d'un mandat dans le système. Le tableau suivant présente les descriptions des états des mandats par défaut, qui ne peuvent pas être modifiés ni reclassés.
|
État par défaut |
Description |
|
Attribué |
Quand des ressources sont affectées à un mandat |
|
Actif |
Quand une ressource a commencé un mandat |
|
Terminé |
Quand une ressource a terminé un mandat |
|
Produit |
Quand les documents fiscaux relatifs à un mandat sont produits aux autorités fiscales |
Ajouter un état de mandat
Vous pouvez ajouter des états de mandat personnalisés qui s'appliquent davantage à votre cabinet. Par exemple, vous pouvez ajouter l'état En attente et l'utiliser lorsque vous attendez de plus amples renseignements.
-
Cliquez sur Paramètres, puis cliquez sur Mandats et facturation.
- Cliquez sur États des mandats.
- Cliquez sur Ajouter un état.
- Inscrivez le nom de l'état de mandat.
- Sélectionnez les types de mandat auxquels vous voulez attribuer l'état de mandat.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Par défaut, le nouvel état s'affiche à la fin de la liste. Vous pouvez cependant modifier l'ordre de vos états.
Modifier l'ordre des états des mandats
Vous pouvez classer vos états de mandat dans trois sections générales : Pas encore commencé, En cours et Terminé. Chaque section possède indicateur de progression de couleur différente. La progression de la couleur illustre l'avancement d'un mandat, selon le nombre d'états dans la section.
Vous ne pouvez ni modifier l'ordre des trois sections ou des états par défaut, ni les supprimer. Vous pouvez modifier l'ordre des états des mandats que vous ajoutez en les glissant et en les déplaçant dans l'ordre et la section appropriés.
-
Cliquez sur Paramètres, puis cliquez sur Mandats et facturation.
- Cliquez sur États des mandats.
- Glissez et déplacez vos états personnalisés pour définir la section et l'ordre dans lesquels ils doivent s'afficher.
Renommer un état de mandat
Vous pouvez renommer certains états de mandat existants afin qu'ils correspondent davantage aux processus de votre cabinet.
- Cliquez sur Paramètres, puis cliquez sur Mandats et facturation.
- Cliquez sur États des mandats.
- Cliquez sur l'état que vous voulez renommer.
- Inscrivez le nouveau nom de l'état.
Puisque le texte anglais est utilisé par défaut, inscrivez d'abord la description en anglais, puis cliquez sur le bouton
pour inscrire le texte français de la description. - Modifiez les types de mandat attribués, le cas échéant.
- Cliquez sur Enregistrer.
Spécifier le temps de traitement entre les états des mandats
Gérer le flux de travail et les ressources
Vous pouvez spécifier le nombre de jours habituels à prévoir pour passer d'un état à l'autre. Par exemple, peut-être avez-vous remarqué qu'il ne faut pas plus de 30 jours à un certain type de mandat pour passer de l'état En attente à l'état Terminé. Vous pouvez ensuite générer le rapport sur le délai d'exécution des mandats afin de comparer le délai d'exécution que vous avez spécifié dans les paramètres au délai d'exécution réel.
- Cliquez sur Paramètres, puis cliquez sur Mandats et facturation.
- Cliquez sur Types de mandats.
- Cliquez sur la ligne du type de mandat approprié.
- Dans l'onglet Détails, sélectionnez l'état de début et l'état de fin requis, puis inscrivez le nombre de jours prévus pour exécuter ce type de mandat.
- Cliquez sur Save.
Attribuer un état à un mandat
Chaque type de mandat doit avoir les états de mandat Attribué, Actif et Terminé. Vous pouvez ajouter à un type de mandat tout autre état de mandat que vous jugez pertinent.
-
Cliquez sur Paramètres, puis cliquez sur Mandats et facturation.
- Cliquez sur Types de mandats.
- Cliquez sur la ligne du type de mandat que vous voulez modifier.
- Cliquez sur l'onglet
- Sélectionnez les états des mandats disponibles que vous voulez attribuer au type de mandat.
- Cliquez sur Save.
Supprimer un état de mandat
Vous pouvez supprimer un état de mandat que vous avez créé, mais vous ne pouvez pas supprimer un état de mandat personnalisé qui a été attribué à un ou à plusieurs types de mandat. Vous devez d'abord annuler toute attribution d'un état à des types de mandat pour pouvoir supprimer cet état.
- Cliquez sur Paramètres, puis cliquez sur Mandats et facturation.
- Cliquez sur États des mandats.
- Annulez toutes les attributions de l'état à des types de mandat, le cas échéant :
- Cliquez sur l'état de mandat personnalisé que vous voulez supprimer pour ouvrir la page Modifier l'état du mandat.
- Cliquez sur Ne rien sélectionner pour annuler l'attribution à tout type de mandat.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur l'icône
qui se trouve sur la ligne de l'état dans la page États des mandats.