Configurer des alertes quotidiennes par courriel

Paramètres - Mandats et facturation

Une tâche quotidienne est prévue pour avoir lieu juste après minuit dans le module Mandats et facturation afin d'exécuter des vérifications et des mises à jour dans votre système. Cette tâche déclenche de nombreuses alertes par courriel concernant les mandats récurrents, les rappels aux clients, les affectations de ressources, les jalons quotidiens et les dates de fin visées quotidiennes.

Contenu

Configurer des alertes quotidiennes par courriel

Vous devez spécifier les destinataires des notifications par courriel des tâches quotidiennes ainsi que le moment où vous voulez recevoir les alertes quotidiennes relatives aux jalons et aux dates de fin visées.

  1. Cliquez sur Paramètres, puis cliquez sur Mandats et facturation.
  2. Cliquez sur Paramètres généraux.
  3. Cliquez sur l'onglet Courriels automatisés.
  4. Inscrivez l'adresse de courriel à partir de laquelle les courriels seront envoyés.
  • Vous pouvez inscrire toute adresse courriel qui vous aidera à identifier le courriel en tant que courriel relatif aux tâches quotidiennes. Vous ne pouvez inscrire qu'une seule adresse de courriel dans ce champ; celle-ci sera utilisée en tant qu'adresse « répondre à ».
  1. Inscrivez l'adresse de courriel à laquelle vous voulez envoyer les courriels.
  • Vous pouvez inscrire plus d'une adresse de courriel en séparant celles-ci par des virgules.
  1. Modifiez les alertes quotidiennes relatives aux dates de fin visées :
  • Inscrivez les nombres requis dans les champs afin de spécifier les moments où vous voulez recevoir les alertes quotidiennes relatives aux dates de fin visées pour des mandats annuels et d'autres mandats qui sont en retard ou qui doivent être terminés sous peu.
  1. Modifiez les alertes quotidiennes relatives aux jalons :
  • Inscrivez le pourcentage du budget atteint dans les champs afin de spécifier les moments où vous voulez recevoir des alertes quotidiennes relatives aux jalons pour des mandats annuels et d'autres mandats.
  1. Cliquez sur Enregistrer.
Note :
Ajoutez le domaine cchifirm.ca à votre liste d’expéditeurs autorisés afin de vous assurer que les communications envoyées par CCH iFirm ne soient pas déplacées dans votre dossier de pourriels ou de courriels indésirables.​

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Renseignements sur les courriels

Certaines alertes quotidiennes, ou la totalité de celles-ci, seront envoyées aux adresses de courriel spécifiées dans les paramètres à la suite de la tâche quotidienne de nuit, selon ce qui a été exécuté dans le système :

Mandats et rappels

Les renseignements suivants sont inclus dans le courriel des tâches quotidiennes qui vous informe de ce qui a été créé dans le système selon les automatisations que vous avez activées :

  • le nombre de mandats récurrents créés, selon les paramètres par client et par type de mandat;
  • le nombre de courriels de rappel aux clients ayant été envoyés ou n'ayant pas pu être envoyés; les courriels qui n'ont pas pu être envoyés pourraient avoir une adresse courriel invalide dans le système, ou une date de rappel déjà passée.

Rappels aux clients envoyés/non envoyés

Utilisez le lien du numéro de la note dans le courriel pour obtenir un accès rapide et facile au rappel au client.

Changements apportés aux ressources

Tout changement aux ressources que vous effectuez un jour donné enclenchera une alerte par courriel lors de la tâche quotidienne de nuit. Cliquez sur le no du mandat dans le courriel pour obtenir un accès rapide et facile au mandat correspondant dans le module Mandats et facturation.

Atteinte de jalons relatifs au budget

Au cours de la tâche prévue durant la nuit, tous les mandats sont évalués selon leur budget et le total des TEC générés. Si le pourcentage du budget pour un mandat a atteint l'un des seuils spécifiés dans les paramètres, le mandat sera alors inclus dans l'alerte par courriel. Cliquez sur le no du mandat dans le courriel pour obtenir un accès rapide et facile au mandat correspondant dans le module Mandats et facturation. Il n'y a pas de limite concernant le nombre de mandats pouvant être inclus dans ce courriel.

Mandats dus bientôt

Au cours de la tâche prévue durant la nuit, tous les mandats sont évalués selon leur date de fin visée et le nombre de jours qu'il reste avant que cette date soit atteinte. Si le nombre de jours atteint la valeur spécifiée dans les paramètres, le mandat sera alors inclus dans l'alerte par courriel. Cliquez sur le no du mandat dans le courriel pour obtenir un accès rapide et facile au mandat correspondant dans le module Mandats et facturation. Il n'y a pas de limite concernant le nombre de mandats pouvant être inclus dans ce courriel.

Mandats en retard

Au cours de la tâche prévue durant la nuit, tous les mandats sont évalués selon leur date de fin visée, et les mandats en retard sont identifiés. Si le nombre de jours depuis que le mandat est en retard atteint la valeur spécifiée dans les paramètres, le mandat sera alors inclus dans l'alerte par courriel. Cliquez sur le no du mandat dans le courriel pour obtenir un accès rapide et facile au mandat correspondant dans le module Mandats et facturation. Il n'y a pas de limite concernant le nombre de mandats pouvant être inclus dans ce courriel.

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