MR-69 – Autorisation relative à la communication de renseignements ou procuration

Information générale

Détenez-vous une autorisation ou une procuration valides?

Le logiciel répond automatiquement à la question Détenez-vous une autorisation ou une procuration valides? selon les renseignements inscrits dans le formulaire.

La réponse à cette question sera « Oui » :

  • si, dans le formulaire MR-69, la case Vous déteniez une autorisation ou une procuration valides l'année précédente est activée;
  • si, dans le formulaire MR-69, la date inscrite au champ « Date d’expiration de l’autorisation ou de la procuration convertie de l’an passé » n’est pas dépassée;
  • si, dans le formulaire MR-69, une date est indiquée au champ « Date du dernier envoi du formulaire ou date de signature du formulaire de l’exercice précédent ».

La réponse à cette question sera « Non » :

  • si vous créez un nouveau fichier-client;
  • si, dans le formulaire MR-69, la date inscrite au champ « Date d’expiration de l’autorisation ou de la procuration convertie de l’an passé » est dépassée;
  • si le formulaire MR-69 ne contient pas de données converties et qu’aucune date n’est inscrite au champ « Date d’expiration du consentement convertie de l’an passé » ni au champ « Date du dernier envoi du formulaire ou date de signature du formulaire de l’exercice précédent ».

Date du dernier envoi du formulaire ou date de signature du formulaire de l’exercice précédent

La valeur qui était inscrite à la section « Signature » du formulaire de l’année précédente sera convertie dans le champ « Date du dernier envoi du formulaire ou date de signature du formulaire de l’exercice précédent » de la section « Données converties ». Dans ce champ, vous pourrez également inscrire la date à laquelle vous avez produit le formulaire. La valeur de ce champ sert à déterminer si vous détenez une autorisation pour le client.

Il est possible de transmettre un mandat (MR-69) électroniquement. Pour ce faire, vous devez d’abord vous assurer que tous les énoncés de la liste de vérification à cette fin sont définis à Oui. La liste de vérification pour la transmission électronique comporte deux étapes :

Étape 1 – Impression du formulaire : Dans cette première partie, tous les énoncés de la liste doivent être définis à Oui avant d’imprimer le formulaire. Une fois imprimé, le mandat doit être signé par son représentant légal ou autorisé.

Une case à cocher (60) figure au bas de la section 4 concernant le consentement du signataire à la transmission du mandat par voie électronique par le représentant professionnel. En activant cette case, le signataire s’engage également à conserver une copie signée et désigne les documents électroniques transmis comme étant les documents originaux.

IMPORTANT : La case doit être activée pour que la réception du mandat par voie électronique soit acceptée et que le mandat soit actif. Si la case n’est pas activée, la transmission sera refusée.

Si des modifications doivent être apportées aux informations du formulaire MR-69, nous vous suggérons fortement de forcer la réimpression du formulaire avant de procéder à la transmission électronique afin de vous assurer que les données du formulaire en format papier (signé, numérisé et joint au fichier-client) sont identiques aux données transmises électroniquement, ce qui permettra l’activation du mandat.

Étape 2 – Transmission électronique : La deuxième partie de la liste concerne les exigences qui doivent être respectées afin de pouvoir transmettre le formulaire MR-69 :

  • Le formulaire doit tout d’abord être sélectionné pour la transmission. Pour sélectionner cette option pour tous vos clients, vous devez activer la case à cocher appropriée à la section MR-69 – Autorisation relative à la communication de renseignements ou procuration de l’onglet Formulaires d’autorisation du profil du cabinet.
  • Ensuite, le mandat signé doit être numérisé et joint* au fichier-client. À partir du menu Fichier, cliquez sur Fichiers joints. La boîte Propriétés des fichiers joints s’ouvrira lorsque le mandat signé sera joint au formulaire. Ensuite, veuillez sélectionner Copie signée dans la liste Type.

  • Dans le champ Copie, veuillez cliquer sur la loupe et sélectionnez la copie de formulaire auquel le mandat numérisé doit être joint. Cliquez ensuite sur le bouton OK.

  • De plus, si le signataire n’est pas l’un des dirigeants de la société (président, vice-président, secrétaire ou trésorier)*, une pièce justificative attestant que le signataire est le représentant légal de cette société est requise. Cette pièce justificative doit également être jointe** au fichier-client de la même façon que le formulaire MR-69 signé. Dans la boîte Propriétés des fichiers joints, sélectionnez Résolution, Procuration ou Autres dans la liste Type selon l’option qui s’applique.

* Dans le cas d’un signataire autre que l’un des dirigeants de la société, la personne désignée doit y être autorisée par une résolution du conseil d'administration de la société ou selon les termes d’une convention unanime des actionnaires.

** Les fichiers joints seront transmis à Revenu Québec en même temps que les données du formulaire MR-69.

La valeur de l’état Admissible est attribuée lorsque toutes les questions d’admissibilité de l’étape 2 sont définies à Oui. L’état de la transmission s’affiche automatiquement à la fin de cette section et est également accessible par la commande Fichier > Propriétés (F11).

La valeur de l’état Accepté est attribuée lorsque la transmission du formulaire MR-69 est acceptée par Revenu Québec. Une fois cette valeur assignée, le formulaire ne sera plus applicable lors de l’impression de la déclaration.

Lorsque la transmission du formulaire MR-69 est acceptée, un numéro de référence confirme seulement que le mandat a été reçu par Revenu Québec et qu’il respecte quelques validations de base. Afin de vérifier la validité du mandat après avoir obtenu le numéro de référence, vous devez consulter le portail Mon dossier pour les représentants professionnels quelques minutes après l’envoi. Si le mandat a été accepté et qu’il est conforme, l’état sera À accepter. Dans certains cas d’exception, le mandat sera rejeté pour diverses raisons et l’état sera À corriger. Dans ce cas, vous devrez communiquer avec Revenu Québec.