Lettre d'engagement
1. Impression
La lettre d'engagement se veut une lettre exposant clairement les conditions de l'entente en vertu de laquelle vous vous engagez à préparer les déclarations de revenus de vos clients. Vous devez inscrire le nom du cabinet ou du représentant que vous désirez voir apparaître au bas de la lettre d'engagement. Si rien n'est inscrit, aucun nom n'apparaîtra.
Vous pouvez choisir d'imprimer cette lettre pour tous vos clients ou pour les nouveaux clients seulement, ou encore choisir de ne pas l'imprimer.
Par défaut, la case ne pas imprimer est activée. Ce choix s'applique pour l'ensemble de vos clients, mais il peut être modifié pour un client donné dans la Grille des lettres aux clients (code d'accès : Lettre C).
2. Modalité à ajouter à la lettre d'engagement
Veuillez inscrire le taux d'intérêt et le terme que vous désirez ajouter à la fin de la lettre d'engagement.
Renseignements pour la lettre au client
1. Lettre au client à imprimer
Par défaut, le logiciel active la case à cocher instructions pour la production des déclarations de revenus. Cette option doit être sélectionnée afin que soit générée la lettre régulière, qui contient différents paragraphes expliquant le contenu de la déclaration du client, en plus de la liste des formulaires à signer. Ce choix s’applique pour l’ensemble de vos clients, mais il peut être modifié pour un client donné dans la Grille des lettres aux clients (code d’accès : LETTRE C).
2. Indiquez le type d’impression que vous désirez pour la liste des acomptes provisionnels
Par défaut, le logiciel sélectionne le paramètre Tableau intégré dans la lettre pour que la liste des acomptes provisionnels soit intégrée dans la lettre au client.
Vous pouvez toutefois choisir d'imprimer le tableau des acomptes provisionnels séparément. Un tableau pour la déclaration T3 et un autre pour la déclaration TP-646 seront alors imprimés sur deux pages distinctes. Vous pouvez aussi choisir de n'inclure aucune référence à la liste des acomptes provisionnels dans la lettre au client. Ce choix s’applique pour l’ensemble de vos clients, mais il peut être modifié pour un client donné dans la Grille des lettres aux clients.
3. Pour faire référence à votre bureau, vous désirez
Vous pouvez choisir d’utiliser le singulier (je) ou le pluriel (nous) pour faire référence à votre bureau. Par défaut, le logiciel active la case à cocher le pluriel (nous).
4. Appel à utiliser pour la lettre au client
Par défaut, le logiciel active la case à cocher Monsieur (« Monsieur » ou « Madame »). Cette formule standard convient à la correspondance professionnelle.
Il est également possible de sélectionner une formule amicale en activant la case à cocher Cher Jean (prénom du contribuable précédé de « Cher » ou « Chère »).
Le choix indiqué s’applique pour l’ensemble de vos clients. Si, pour un client donné, vous désirez utiliser une formule différente, vous devez modifier l'appel apparaissant à la section « Renseignements de production » du formulaire Identification de la fiducie et autres renseignements (code d’accès : ID).
5. Options d’impression supplémentaires
- Logo de l'entreprise en en-tête :
Il est possible d'inclure le logo de votre entreprise en en-tête. Cependant, si vous utilisez du papier à en-tête, vous ne devez pas activer cette case à cocher. Par défaut, le logo n'est pas imprimé en en-tête de lettre. - L’adresse du bureau en en-tête :
Il est possible d'inclure l’adresse de votre bureau en en-tête. Cependant, si vous utilisez du papier à en-tête, vous ne devez pas activer cette case à cocher. Par défaut, l’adresse du bureau n'est pas imprimée en en-tête de lettre. - T1013/MR-69 dans un paragraphe distinct :
Vous pouvez choisir d'inclure une mention dans un paragraphe distinct. Vous devez cependant vous assurer d’avoir indiqué, à l’onglet Formulaires d’autorisation du profil du cabinet, si vous désirez que ce formulaire soit imprimé pour les nouveaux clients seulement. Par défaut, le logiciel inclura dans la lettre, une mention indiquant que votre client doit signer le formulaire T1013/MR-69. - Adresse pour l’envoi des déclarations
Cette option permet d’ajouter un paragraphe indiquant l’adresse du centre fiscal auquel les déclarations de revenus doivent être expédiées, et ce, pour l’ensemble de vos clients. Vous pouvez modifier ce choix pour un client donné à partir de la section « Information de la lettre au client selon le profil du cabinet » de la Grille des lettres aux clients.
6. Paragraphe d'introduction
Cette option permet d’ajouter un paragraphe personnalisé dans la lettre régulière, et ce, pour l’ensemble de vos clients. Vous pouvez modifier ce paragraphe pour un client donné à partir de la section « Paragraphe d'introduction » de la Grille des lettres aux clients.
7. Paragraphe de conclusion
Cette option permet d’ajouter un paragraphe personnalisé dans la lettre régulière, et ce, pour l’ensemble de vos clients. Vous pouvez modifier ce paragraphe pour un client donné à partir de la section « Paragraphe de conclusion » de la Grille des lettres aux clients.
8. Paragraphes supplémentaires
Cette option permet de sélectionner et de nommer des paragraphes supplémentaires à ajouter dans les lettres personnalisées, et ce, pour l’ensemble de vos clients. Vous pouvez modifier votre sélection pour un client donné à partir de la section « Paragraphes supplémentaires » de la Grille des lettres aux clients.