Synchroniser les renseignements sur les fichiers-clients

Lorsque vous ouvrez ou fermez un fichier-client, le logiciel Taxprep envoie par défaut des renseignements au tableau de bord afin que les données soient synchronisées. La mise à jour des renseignements peut se faire de deux façons : à partir du logiciel Taxprep ou à partir de CCH iFirm Suivi.

Les renseignements mis à jour lors de la synchronisation sont :

l'information sur la déclaration telle que la date de réception, l'état de la déclaration, les états TED et la catégorie de la déclaration;
le groupe auquel appartient le client;
l'information à l'effet que le client est un client privilégié;
les assignations pour les rôles suivants : personnel administratif, gestionnaire ainsi que les rôles personnalisés ajoutés dans la page Gestion des rôles; et
les notes.

Afin que vous puissiez effectuer un suivi précis avec CCH iFirm Suivi, il est primordial que ces renseignements soient identiques dans le logiciel Taxprep et dans CCH iFirm Suivi.

Transférer automatiquement les renseignements mis à jour d'un fichier-client du logiciel Taxprep vers CCH iFirm Suivi

Selon les paramètres définis pour un compte d'utilisateur, lors de l'ouverture ou de la fermeture d'un fichier-client Taxprep, la boîte de dialogue Renseignements sur le fichier-client s'affiche afin de permettre à l'utilisateur de mettre à jour les renseignements qui seront envoyés à CCH iFirm Suivi aux fins de la synchronisation automatique.

Afin que les changements effectués pour l'état de la déclaration ou les états TED d'une déclaration se reflètent immédiatement dans CCH iFirm Suivi, vous devez mettre à jour ces états dans la boîte de dialogue Renseignements sur le fichier-client plutôt que dans la boîte de dialogue Propriétés (F11).

Signification des valeurs des cases à cocher disponibles dans la boîte de dialogue Renseignements sur le fichier-client

Les cases à cocher Appliquer l'état de la déclaration à tous, Appliquer les paramètres de la section « Assignée à » à tous et Créer une carte par contribuable possèdent une valeur par défaut déterminée selon l'affichage d'une carte, par fichier-client ou par contribuable, défini dans la configuration de CCH iFirm Suivi. Trois situations sont possibles :

Lorsqu'un tiret apparaît dans une case à cocher, l'opération sera exécutée selon la valeur par défaut définie quant à l'affichage des cartes dans la configuration. Il s'agit de la valeur par défaut des cases à cocher disponibles dans la boîte de dialogue Renseignements sur le fichier-client.
Si vous ne voulez pas que l'opération s'exécute, et ce, peu importe la valeur par défaut définie quant à l'affichage des cartes dans la configuration, annulez la sélection de la case à cocher appropriée afin qu'elle soit vide .
Si vous voulez que l'opération s'exécute, et ce, peu importe la valeur par défaut définie quant à l'affichage des cartes dans la configuration, sélectionnez la case à cocher appropriée afin qu'un crochet apparaisse dans la case à cocher.

Mettre à jour les renseignements de CCH iFirm Suivi sans fermer le fichier-client

À l'occasion, vous voudrez peut-être transférer les renseignements sur un fichier-client vers CCH iFirm Suivi (p. ex. les changements d'état) sans avoir à fermer le fichier-client Taxprep.

Pour ce faire, vous pouvez :

cliquer sur la commande Renseignements sur le fichier-client dans le menu CCH iFirm Suivi pour afficher la boîte de dialogue Renseignements sur le fichier-client; ou
modifier l'état de la déclaration dans la boîte de dialogue Propriétés du fichier-client. Les renseignements seront synchronisés avec CCH iFirm Suivi dès que le fichier-client sera enregistré.

Pour effectuer cette opération, vous devez autoriser le logiciel Taxprep à transférer des données vers CCH iFirm Suivi en ouvrant une session de travail CCH iFirm Suivi dans la boîte s'affichant dans le logiciel Taxprep.

Désactiver la synchronisation automatique pour un compte d'utilisateur dans le logiciel Taxprep

Dans le cas où les tâches d'un utilisateur n'exigent pas la mise à jour régulière de ces renseignements, il est possible de désactiver l'affichage de la boîte de dialogue Renseignements sur le fichier-client lors de l'ouverture ou de la fermeture d'un fichier client.

Afin de désactiver la synchronisation automatique pour un compte d'utilisateur dans le logiciel Taxprep, veuillez modifier les paramètres du tableau de bord de ce compte d'utilisateur en désactivant l'affichage de la boîte de dialogue Renseignements sur le fichier-client, lors de l'ouverture ou de la fermeture d'un fichier-client.

Synchroniser les données modifiées dans CCH iFirm Suivi

Si la mise à jour des renseignements est effectuée dans une carte à partir de CCH iFirm Suivi et que, par la suite, le fichier-client lié à cette carte n'est pas ouvert, les renseignements ne seront pas mis à jour dans le fichier-client.

Cette situation se produit habituellement au début de la saison d'impôt, au moment de la planification préalable de la charge de travail, ou à la fin de la saison d'impôt, lorsque les déclarations de revenus sont terminées et que des renseignements relatifs à la facturation ou au paiement sont saisis dans certaines cartes.

Pour synchroniser les données modifiées entre les cartes et les fichiers-clients qui sont fermés, afin que les données les plus récentes soient conservées dans les fichiers-clients , veuillez utiliser la commande Synchroniser les données, disponible dans le menu CCH iFirm Suivi.