Importer les données du grand livre général

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Lorsqu’une mission a été créée et qu’une balance de vérification avec un plan des comptes complet a été importée, vous pouvez importer les données du grand livre général à partir de l’un des types de fichiers suivants :

• Fichier Microsoft® Excel® (fichier .xlsx)

• Fichier CSV

Les fichiers Excel® et CSV sont importés à l’aide de l’assistant d’importation de données flexible.

Procédures d’importation

Importer à partir des fichiers Microsoft® Excel® ou CSV au moyen de l'assistant d'importation de données

Étape 1 : Sélection du fichier

À cette étape, vous téléverserez le fichier à partir duquel vous souhaitez effectuer l’importation.

1. Sélectionnez le fichier Excel (.xlsx) ou le fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) que vous voulez importer en cliquant sur Parcourir les fichiers ou en le glissant et en le déplaçant. Un seul fichier peut être importé à la fois.

2. Il se peut qu'un message d'avertissement vous informe que le téléversement de votre fichier Excel a échoué. Cela peut indiquer que le fichier est protégé. Dans ce cas, ouvrez le fichier dans Excel, désactivez les mesures de protection et enregistrez le fichier avant de le téléverser à nouveau.

3. Si vous téléversez un fichier Excel, sélectionnez Feuille de calcul pour l’importation.

4. Sélectionnez le type de données Grand livre.

5. Cliquez sur Suivant pour poursuivre.

Étape 2 : Mappage

• Sélectionnez le format de date et d’heure du fichier de données.

• Sélectionnez la première ligne qui contient des données. Cette ligne doit être la première à détailler un compte à la suite des lignes d'en-tête.

• Sélectionnez Afficher les champs principaux (les 11 champs de données les plus communs) ou Afficher tous les champs (l’ensemble complet des 47 champs de données). Les 11 champs principaux sont les plus utilisés, et quatre de ces champs sont obligatoires :

  Champs principaux – Obligatoire

  • Montant – Oui

  • Date d’entrée en vigueur – Oui

  • Saisi par – Non

  • Date d’écriture – Non

  • Numéro du compte GL – Oui (doit être compris dans le plan des comptes)

  • Description de la ligne de l’écriture de journal – Non

  • Type d’écriture de journal – Non

  • ID du journal – Oui

  • Numéro de ligne du journal - Non

  • Période – Non

  • ID de la source – Non

• Dans la partie supérieure de chaque colonne, sélectionnez les données auxquelles chaque colonne se rapporte dans la liste déroulante.

  • Si vous ne souhaitez pas importer certaines colonnes de votre fichier, vous pouvez sélectionner Ne pas importer ou les laisser telles quelles avec la mention Veuillez sélectionner affichée.

  • Cliquez Suivant pour continuer.

  • Le message Validation en cours sera affiché.

  • Avant de procéder à l'étape suivante, des contrôles seront effectués sur vos données. Passez attentivement en revue les messages qui s'affichent.

Étape 3 : Vérification

À cette étape, des vérifications seront effectuées dans vos données mappées avant d'être importées dans votre mission afin de détecter toute anomalie potentielle. Le message Validation en cours sera affiché. Plusieurs minutes peuvent être nécessaires pour que se termine le processus de vérification.

Au cours de l’étape de vérification, la mission ne sera pas verrouillée. L'état des erreurs sera indiqué une fois l'étape de vérification terminée. Le message Data validation is successful s’affichera si aucune erreur n’est détectée.

• Erreurs qui ne peuvent pas être résolues :

  • Caractères non numériques dans les colonnes numériques

  • Dates non valides dans les colonnes, y compris du texte et des chiffres, et des dates qui n’existent pas, comme le 30 février. Cela permet de valider les formats de date des États-Unis ou internationaux (21/1/25 versus 1/21/25).

  • Heures non valides dans les colonnes d’heures

  • Heures-dates non valides dans les colonnes d’heures-dates

  • Absence de données dans la colonne Numéro de compte

  • Lignes complètement vides

  • Aucun dossier trouvé

  • Plus de 10 millions de dossiers

  • Mission verrouillée

  • Mission supprimée

  • Autre importation en cours pour cette mission

  • ID du journal manquant

  • Montant manquant

  • Date d’entrée en vigueur manquante

  • Données saisies dans les champs Date, Montant, ID du journal, ID du compte et dans les champs numériques qui excèdent la longueur de champ permise

  • Absence de numéro de compte du grand livre général dans le plan des comptes de la mission

• Erreurs à reconnaître

  • Données saisies dans le champ Description qui excèdent la longueur de champ permise (celles-ci seront tronquées pour qu’elles puissent correspondre à la longueur permise)

  • Débits/crédits non équilibrés

  • Données existantes importées pour la même période (celles-ci seront remplacées)

  • Autres champs mappés vides

  • Date d’entrée en vigueur antérieure à la date de début de la période de la mission

  • Date d’entrée en vigueur subséquente à la date de fin de la période de la mission

  • Données du grand livre général préalablement importées dans la mission pour cette période (possibilité de remplacer ces données); veuillez supprimer et remplacer les données existantes si celles-ci sont acceptées.

Étape 4 : Finalisation

• Cliquez sur Suivant pour poursuivre. L’utilisateur verra le message Cela peut prendre quelques minutes.

• Une fois cette étape terminée, le message Importation de GL terminée avec succès sera affiché et le bouton Terminer sera activé en devenant bleu. L’utilisateur peut le sélectionner pour poursuivre.

• L’utilisateur sera dirigé vers l’écran Analyse des données de la mission et le tableau de téléversement Grand livre sera affiché.

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