Importer les données d’une balance de vérification

Étape 1 : Sélection du fichier

À cette étape, vous téléverserez le fichier à partir duquel vous souhaitez effectuer l’importation.

• Sélectionnez le fichier Excel (.xlsx) ou le fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) que vous voulez importer en cliquant sur Parcourir les fichiers ou en le glissant et en le déplaçant. Un seul fichier peut être importé à la fois.

• Il se peut qu'un message d'avertissement vous informe que le téléversement de votre fichier Excel a échoué. Cela peut indiquer que le fichier est protégé. Dans ce cas, ouvrez le fichier dans Excel, désactivez les mesures de protection et enregistrez le fichier avant de le téléverser à nouveau.

• Si vous téléversez un fichier Excel, sélectionnez Feuille de calcul pour l’importation.

• Le type de données Trial Balance doit être sélectionné.

• Cliquez sur Suivant pour poursuivre.

Étape 2 : Mappage

À cette étape, vous indiquerez à l'assistant d'importation comment vos données sont formatées.

• Si votre mission est une consolidation :

• Déterminez si vous voulez importer une seule filiale à partir de ce fichier ou plusieurs filiales.

• Si une seule filiale est importée, sélectionnez cette dernière dans la liste déroulante.

• Si des périodes mensuelles sont comprises dans votre mission :

• Déterminez si vous voulez importer une seule période à partir de ce fichier ou plusieurs périodes.

• Si une seule période est importée, sélectionnez cette dernière dans la liste déroulante.

• Sélectionnez l’option relative à la représentation des montants dans le fichier (Les débits et les crédits se trouvent dans une seule colonne ou Les débits et les crédits se trouvent dans des colonnes distinctes). Vous pouvez consulter l'aperçu du fichier sur cet écran pour vous guider dans votre choix.

• Si vous voulez importer des groupes et des sous-groupes à partir du fichier, activez la case Oui. Autrement, n’activez pas cette case.

• Sélectionnez la première ligne contenant des données. Cette ligne doit être la première ligne qui contient les détails d'un compte, sous les lignes d'en-tête.

• En haut de chaque colonne, sélectionnez les données auxquelles les colonnes se rapportent.

• Nom de compte : Il s’agit du nom du compte du grand livre général.

• Numéro de compte : Il s’agit du numéro du compte du grand livre général.

Remarque : La colonne Numéro de compte n’est pas requise. Toutefois, cette colonne devrait être mappée pour chaque importation et réimportation si le système comptable source la prend en charge.

• Solde du compte : Il s’agit du solde du compte pour une période précise.

• Si vous avez voulez que les débits et les crédits s’affichent dans des colonnes distinctes, sélectionnezAccount Balance - Debits ou Account Balance - Creditsen fonction de chaque colonne.

• Sélectionnez l’année (Année en cours ou Année précédente) pour chaque colonne de solde du compte.

• Si la mission est une consolidation et que vous importez plusieurs filiales, sélectionnez la filiale à laquelle chaque colonne Solde du compte se rapporte dans la deuxième rangée de listes déroulantes.

• Si la mission comporte des périodes transitoires et que vous importez plusieurs périodes, sélectionnez la période à laquelle chaque colonne Solde du compte se rapporte dans la deuxième rangée de listes déroulantes.

• Si vous importez des groupes et des sous-groupes, sélectionnez les données de groupe et de sous-groupe auxquelles chaque colonne se rapporte.

• Description de la classification du compte ou Abréviation de la classification du compte : Cette option n'est requise que si vous souhaitez créer de nouveaux groupes dans la mission. Pour créer un nouveau groupe, la description ou l'abréviation de la classification du compte dans cette colonne doit correspondre exactement à une classification de compte existante dans la mission.

  Ces options ne sont pas visibles pour les missions consolidées de type Impôt.

• Index de groupe et/ou Nom de groupe : Ces options servent à attribuer des comptes à des groupes. Pour attribuer des groupes existants, une seule de ces colonnes est requise. Pour créer de nouveaux groupes dans la mission, les deux colonnes sont obligatoires. Vous aurez également besoin des colonnes Description de la classification du compte ou Abréviation de la classification du compte pour créer un nouveau groupe.

  Ces options ne sont pas visibles pour les missions consolidées de type Impôt.

• Sub-group index et/ou Sub-group name : Ces options servent à attribuer des comptes à des sous-groupes. Pour attribuer des sous-groupes existants, une seule de ces colonnes est requise. Pour créer de nouveaux sous-groupes, les deux colonnes sont obligatoires. Vous aurez également besoin du nom de groupe et/ou de l’index de groupe pour créer de nouveaux sous-groupes.

  Ces options ne sont pas visibles pour les missions consolidées de type Impôt.

• Tax group index et/ou Tax group name : Ces options servent à attribuer des comptes à des groupes fiscaux. Pour qu’un groupe fiscal soit attribué, l’index ou le nom de groupe fiscal dans ces colonnes doit correspondre exactement à un groupe fiscal existant dans la mission pour le type d’entité et l’année d’imposition sélectionnés.

  Ces options ne sont pas visibles pour les missions consolidées de type Financier.

• Si votre fichier comprend des colonnes que vous ne voulez pas importer, vous pouvez sélectionner Ne pas importer, ou vous pouvez désélectionner les colonnes dans la fenêtre Veuillez sélectionner.

• Cliquez sur Suivant pour poursuivre.

• Avant de passer à l'étape suivante, des contrôles seront effectués sur vos données. Passez attentivement en revue tous les messages qui s'affichent.

Remarque :

• Les soldes de l'année en cours et de l'année précédente sont importés dans les colonnes des soldes non rajustés.

• Si votre fichier Excel contient des formules, le résultat de la formule sera importé. Si la formule est erronée, le solde sera importé avec la valeur 0.

• Les fichiers Excel comprennent parfois des nombres avec de nombreuses décimales qui peuvent ne pas être visibles dans Excel, comme 123.0000000001. Ces décimales seront visibles dans l'aperçu du fichier, mais seront arrondies à deux décimales lors de l'importation.

• Les groupes et sous-groupes importés seront attribués en fonction de la liste de regroupement par défaut de la mission, et tout nouveau groupe ou sous-groupe sera créé dans la liste de regroupement par défaut. L'importation dans les listes de regroupement personnalisées et l'attribution à celles-ci ne sont pas prises en charge actuellement.

• L'importation de sous-groupes fiscaux et de numéros de propriété n'est pas prise en charge actuellement.

Étape 3 : Vérification

À cette étape, des vérifications seront effectuées dans vos données mappées avant d'être importées dans votre mission afin de détecter toute anomalie potentielle.

Au cours de l'étape de vérification, la mission sera verrouillée afin que les autres utilisateurs ne puissent pas y apporter de modifications conflictuelles. Vous disposerez de cinq minutes pour passer à l'étape suivante avant que la mission ne soit automatiquement déverrouillée, et vous devrez revenir à l'étape précédente pour essayer à nouveau. Si des erreurs ne peuvent pas être résolues, la mission sera également déverrouillée immédiatement.

• Passez en revue les erreurs qui ne peuvent pas être résolues : Des problèmes avec vos données empêchent leur importation. Cliquez sur Précédent pour vérifier et résoudre les paramètres de mappage erronés, ou passez en revue et mettez à jour votre fichier téléversé, puis essayez à nouveau.

• Passez en revue les erreurs à résoudre : Ces avertissements concernent vos données. Vous devez les passer en revue et déterminer s’ils sont acceptables. Pour accepter ces avertissements et poursuivre l'importation, activez la case Accepter, et l'erreur sera déplacée vers les erreurs résolues.

• Passez en revue les renseignements sur la validation : Il s'agit des résultats d'autres vérifications qui ont été effectuées. Vous devez vous assurer qu'ils répondent à vos attentes vis-à-vis du fichier.

• Si toutes les erreurs sont résolues, ou si aucune erreur ne se trouve dans votre fichier, cliquez sur Suivant pour poursuivre.

Les vérifications effectuées portent sur les éléments suivants :

Erreurs qui ne peuvent pas être résolues :

• Le nombre de comptes excède la limite de 5 000 comptes pris en charge par CCH Engagement

• Aucun dossier ne se trouve dans le fichier importé

• Numéros de compte en double

• Combinaisons de noms de compte et de numéros de compte en double

• Noms de compte manquants

• Numéros de compte manquants (si le numéro de compte est mappé)

• Mission verrouillée

• Mission supprimée

• Une autre importation est en cours

• Le nombre de nouveaux groupes ou sous-groupes excède la limite prise en charge par CCH Engagement

• Des caractères non permis figurent dans le numéro de compte, l’index de groupe ou l’index de sous-groupe

Erreurs à résoudre :

• Les données de la balance de vérification ont déjà été importées

• Les débits et les crédits ne concordent pas

• Les nouveaux groupes ou sous-groupes ne peuvent pas être ajoutés en raison de colonnes manquantes

• Groupes fiscaux non valides

Renseignements sur la validation :

• Aucun numéro de compte en double

• Aucune combinaison de numéro de compte/nom de compte en double

• Aucun nom de compte manquant

• Aucun numéro de compte manquant (si le numéro de compte est mappé)

• Comptes dont le solde est nul

• Le total des débits est égal au total des crédits

• Tous les groupes et les sous-groupes existent déjà dans la mission

• Nombre de groupes qui seront créés

• Nombre de sous-groupes qui seront créés

• Tous les codes fiscaux sont valides pour le type d’entité et l’année

Étape 4 : Finalisation

À cette étape, vos données seront préparées en vue de leur chargement. De nouveaux groupes, sous-groupes et comptes seront créés au besoin, les soldes seront ajoutés et les groupes et sous-groupes seront attribués.

Votre mission demeurera verrouillée au cours de cette étape en vie d'éviter les modifications conflictuelles et sera automatiquement déverrouillée une fois l'importation terminée.

Remarque : Si le processus d'importation se déroule pendant plus de 15 minutes, l'importation sera automatiquement annulée et la mission sera déverrouillée. Le bouton Annuler sera également activé, et vous pouvez cliquer sur ce dernier pour annuler l'importation et déverrouiller la mission.

Pour accéder à la fonction Importer la balance de vérification à partir de l’assistant d’importation de données, cliquez sur Import from QuickBooks Online.

Pour importer avec succès une balance de vérification à partir d’un fichier Microsoft® Excel^® au moyen de la fonction Importer la balance de vérification, votre feuille de calcul d’importation doit respecter les critères suivants :

• Être un fichier XLSX Microsoft^® Excel^® 2013 ou une version plus récente comportant seulement une feuille de calcul.

• Vos comptes doivent commencer à la deuxième ligne de la feuille de calcul. La première ligne peut être vide ou servir aux renseignements d’en-tête. Le formatage de la première ligne n’est pas pris en compte pendant l’importation.

• Les renseignements suivants doivent figurer dans les quatre à six premières colonnes de la feuille de calcul, dans l’ordre suivant :

1. Numéro de compte (facultatif)

   Remarque : Si vous n’utilisez pas de numéro de compte, laissez la colonne A vide..

2. Nom de compte (obligatoire)

3. Solde débiteur de la période en cours (obligatoire)

4. Solde créditeur de la période en cours (obligatoire)

5. Solde débiteur de la période précédente (facultatif)

6. Solde créditeur de la période précédente (facultatif)

   • Il ne doit y avoir qu’une seule occurrence de chaque numéro de compte et de nom de compte.

Pour importer des données à partir d’un fichier Microsoft^® Excel^®, veuillez effectuer les étapes suivantes :

1. Cliquez sur Microsoft Excel à la page Importer la balance de vérification. La page s’ouvrira après :

   • La création d’une mission, ou

   • L’ouverture d’une mission qui n’a pas encore été importée, ou

   • Avoir cliqué sur Importer à la page Configuration de la filiale d’une mission consolidée.

2. Accédez au fichier Excel^® et cliquez sur Ouvrir.

Pour accéder à l’importation QuickBooks^® Online à partir de l’assistant d’importation de données, cliquez sur Import from QuickBooks Online.

Pour importer des données à partir de QuickBooks^® Online, vous devez être un comptable ou un utilisateur administrateur du fichier d’entreprise de QuickBooks^® Online. N’oubliez pas ce qui suit pour ces importations :

• Si un compte comporte un sous-compte dans QuickBooks^® Online, le nom du compte et celui du sous-compte sont concaténés et séparés par des deux-points (:). Cela permet d’éviter la duplication des comptes.

• Si vous convertissez une mission et la réimporter ensuite, les sous-comptes qui n’ont pas de numéro de compte seront réimportés en tant que nouveaux comptes. Vous devez réattribuer ces comptes aux groupes s’ils n’ont pas été automatiquement attribués pendant la réimportation.

Il n’est pas possible d’importer les données des années précédentes à partir de QuickBooks^® Online. Cependant, vous pouvez ajouter les soldes de l’année précédente dans la balance de vérification en faisant ce qui suit :

1. Créez la mission pour l’année précédente.

2. Importez les comptes et les soldes à partir de QuickBooks® Online.

3. Convertissez la mission à l’année suivante.

4. Importez les comptes et les soldes à partir de QuickBooks® Online pour l’année en cours.

Pour importer des données à partir de QuickBooks^® Online, veuillez effectuer les étapes suivantes :

1. Cliquez sur QuickBooks^® Online à la page Importer la balance de vérification.

2. Sélectionnez Encaisse ou Cumul pour la méthode de comptabilité.

3. Cliquez sur Confirmer.

4. Entrez l’identifiant d’utilisateur et le mot de passe de votre compte Intuit^®, et cliquez sur Se connecter.

5. Sélectionnez l’entreprise comportant les données de la balance de vérification que vous voulez importer.

6. Si on vous le demande, cherchez ou sélectionnez le client pour lequel vous importez des données.

7. Cliquez sur Suivant.

8. Cliquez sur Connexion pour autoriser le transfert des données.

Remarque : Si vous observez un comportement étrange en utilisant Microsoft^® Internet Explorer^®, passez à un navigateur pris en charge par QuickBooks^® Online (comme Google^® Chrome^™). Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l'Aide de QuickBooks.