À propos des autorisations de sécurité relatives aux contacts
Lorsque vous configurez vos comptes d'utilisateur CCH iFirm pour la première fois, nous vous recommandons d'attribuer l'autorisation de sécurité Contacts - Visualiser seulement à tous les utilisateurs afin qu'ils puissent avoir accès au module Contacts et puissent visualiser les dossiers des contacts. Vous pouvez attribuer des autorisations de sécurité supplémentaires relatives aux Contacts selon ce que doit faire chaque utilisateur dans le système.
Les renseignements suivants présentent ce que chaque autorisation de sécurité relative aux Contacts permet à un utilisateur de faire dans le système. Elles sont présentées selon leur accès, de l'accès le plus limité à l'accès complet, le cas échéant.
1. Contacts - Visualiser seulement
Ceci est une autorisation de sécurité limitée. Avec cette autorisation, les utilisateurs ont accès au module Contacts dans le menu de gauche, ce qui leur permet de visualiser les dossiers des contacts, y compris ceux identifiés comme étant des dossiers de clients, de clients potentiels, de pistes de vente et de fournisseurs. Les utilisateurs peuvent également consulter les rapports Contacts suivants : Liste des numéros de téléphone, Notes sur le client, Liste des noms, adresses et numéros de téléphone et Anniversaires à venir.
2. Contacts - Visualiser, ajouter ou modifier des contacts
Cette autorisation de sécurité est identique à la première, mais elle permet également aux utilisateurs d’ajouter, de modifier et de supprimer les dossiers des contacts, de même que de visualiser les groupes de contacts. Les utilisateurs peuvent également visualiser ces rapports Contacts supplémentaires suivants : Renseignements sur le contact et Dénombrement.
Veuillez noter que certaines fonctionnalités de CCH iFirm telles que la création de déclarations et l’ajout d’un conjoint ou d’une personne à charge peuvent exiger la création d’un nouveau contact si ce dernier n’existe pas dans les Contacts de CCH Firm. Par conséquent, cette autorisation est également requise.
3. Contacts - Modifier les contacts en lot
Cette autorisation de sécurité ne peut être utilisée que conjointement avec l'une des deux premières autorisations de sécurité relatives aux Contacts décrites précédemment. Elle active le bouton Modifier en lot, qui permet aux utilisateurs de modifier certains champs des Contacts en lot.
4. Contacts - Archiver ou supprimer des contacts
Cette autorisation ne peut être utilisée que conjointement avec l'une des deux premières autorisations de sécurité relatives aux Contacts décrites précédemment. Si les utilisateurs ont également l'autorisation de sécurité Contacts - Visualiser seulement, ils pourront archiver et restaurer les dossiers des contacts, mais ils ne pourront pas les supprimer. Si les utilisateurs ont également l'autorisation de sécurité Contacts - Visualiser, ajouter ou modifier des contacts, ils pourront archiver, restaurer et supprimer des dossiers de contacts.
5. Contacts - Modifier les notes du client
Cette autorisation permet à un utilisateur de modifier des notes relatives aux clients créées par d'autres utilisateurs; toutefois, elle n'est pas nécessaire pour la suppression de notes relatives aux clients ajoutées par d'autres utilisateurs.
6. Contacts - Visualiser la situation actuelle
Cette autorisation permet à un utilisateur de voir le panneau Situation actuelle dans l'onglet Sommaire de la page Renseignements sur les contacts. Ce panneau présente des renseignements sur les TEC et sur les comptes clients. Cette autorisation de sécurité doit être attribuée aux utilisateurs autorisés à consulter ces renseignements.