Importer les dépenses

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Dépenses - Visualiser, ajouter ou modifier des dépenses.

Vous pouvez importer des données de dépenses dans le module Mandats et facturation. Ainsi, vous n'aurez pas à les inscrire manuellement une à la fois ou à penser aux frais que vous devez charger à vos clients. Vous pouvez importer les données concernant les dépenses à l'aide du fichier .csv que vous avez créé, du modèle fourni dans CCH iFirm ou encore du fichier exporté d'un autre logiciel. Le processus d'importation crée une dépense pour le client concerné et, lorsque possible, l'associe à un mandat afin de faciliter la facturation.

Remarque : Veuillez cliquer ici pour en connaître davantage sur les dépenses et les options disponibles.

Contenu

Télécharger le modèle de fichier .csv

Nous vous recommandons de préparer les données de vos dépenses avant de les importer dans CCH iFirm. Ceci réduira éventuellement le temps que vous devrez prendre pour corriger des erreurs. Selon l'emplacement de vos données, le processus de préparation sera différent. Vous pouvez préparer un fichier .csv contenant vos données de dépenses à l'aide du modèle fourni dans CCH iFirm.

Conseil : Avant de télécharger un modèle ou un exemple de fichier .csv, assurez-vous que le séparateur de liste dans les paramètres régionaux est une virgule (,).
Remarque : Si vous exportez un fichier à partir de votre système actuel, assurez-vous que le format des données et les en-têtes de colonnes soient les mêmes que ceux du modèle de fichier .csv de CCH iFirm.
  1. Cliquez sur Mandats et facturation, puis sélectionnez Dépenses.
  2. Dans la page Dépenses, cliquez sur Importer des dépenses.
  3. Cliquez sur le lien en vert Cliquez ici pour accéder à un modèle de fichier CSV. pour télécharger le fichier .csv modèle sur votre ordinateur.
  4. Enregistrer fichier .csv sur votre ordinateur. Il s'ouvrira avec Microsoft Excel.

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Préparer le fichier .csv des dépenses

Par la suite, vous devez charger le fichier .csv avec vos données.

Vous pouvez utiliser le tableau ci-dessous comme guide pour la préparation d'un fichier .csv de vos données de dépenses.

Remarque : Ceci est une liste des champs reconnus pour l'importation dans CCH iFirm. Si certains champs de votre fichier .csv ne sont pas répertoriés dans le tableau ci-dessous, ils ne seront pas importés.

Description Format des données Information

Date

 Utiliser le format de date Mmm dd yyyyy

Cette date est utilisée comme date de création de la dépense.

DisbursementCode

 Exemple : PHO Vous devez inscrire un code de dépense actif (disponible sous Paramètres>Mandats et facturation>Codes de dépenses).
Amount Exemple : 25,50 Ce montant est le montant attribué à la dépense créée.
Description

Vous pouvez laisser ce champ vide.

Si vous inscrivez une description, celle-ci remplacera la description définie pour le code de dépense (disponible sous Paramètres>Mandats et facturation>Codes de dépenses) et sera associée à la dépense créée.

ClientCode Exemple : CLT001 Le code du client doit correspondre au code d'un contact dans le système. Il peut y avoir plusieurs lignes pour un code de client dans le fichier.
JobType Exemple : GEN 

Vous devez indiquer un type de mandat existant pour le contact. Ainsi, si vous inscrivez GEN, le contact doit déjà avoir un mandat GEN créé afin que l'importation puisse être effectuée sans erreur. Si vous laissez cette colonne vide, les dépenses ne seront pas attribuées dans le module Mandats et facturation, mais elles seront attribuées au contact.

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Importer le fichier .csv des dépenses

Pour importer le fichier .csv des dépenses, veuillez procéder de la façon suivante : 

  1. Cliquez sur Mandats et facturation, puis sélectionnez Dépenses.
  2. Dans la page Dépenses, sélectionnez Importer des dépenses.
  3. Cliquez sur Choisissez un fichier ou Parcourir (le nom du bouton peut être différent, selon le navigateur que vous utilisez) pour localiser et sélectionner le fichier .csv contenant les dépenses.
  4. Sélectionnez le mandat auquel sera attribuée la dépense (si vous avez deux mandats ou plus qui correspondent au type de mandat) : Newest Job ou Oldest Job (option par défaut).
  5. Cliquez sur Suivant pour importer votre fichier .csv dans CCH iFirm.

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Réviser les données, corriger les erreurs ou ignorer les données importées

Après l'importation de votre fichier .csv, vos données s'afficheront à l'écran. Vous pouvez réviser et modifier les données (corriger des erreurs) avant que les dépenses soient créées et vous pouvez ignorer les données importées. Vous pouvez également modifier en lot vos données par ligne ou par colonne.

  • Les titres de colonnes correspondent aux en-têtes de champs du fichier .csv.
  • La colonne Line correspond à la ligne du fichier .csv (feuille de calcul). Il n'y a pas de ligne 1 pour les données puisque cette ligne était celle des en-têtes de champs.
  • L'icône du point d'exclamation indique des données manquantes ou des données erronées. Pointez la souris sur cet icône pour obtenir plus de renseignements.
  • Si le texte Don't allocate to a job s'affiche dans la colonne Job, cela signifie que vous avez importé des données n'étant pas associées à un type de mandat.
  • Vous pouvez cliquer sur le lien en vert portant le nom du fichier .csv dans le haut de la page pour ouvrir votre fichier .csv dans Microsoft Excel. Ceci est à titre de référence uniquement. Si vous effectuez des changements dans ce fichier, vous devrez alors l'enregistrer et l'importer de nouveau.
  • Vous pouvez cliquer sur Close en tout temps pour fermer la page Importer des dépenses et revenir à la page Dépenses. Les données seront alors enregistrées. Cliquez de nouveau sur Importer des dépenses pour continuer à modifier les données.

Modifier en lot par ligne

Pour modifier des données importées par ligne, veuillez procéder de la façon suivante : 

  1. Cliquez sur l'icône de modification située à la fin de la ligne des données que vous voulez modifier.
    La boîte de dialogue Edit Disbursement Import s'affiche.
  2. Cliquez sur l'icône de calendrier pour modifier la date.
  3. Cliquez sur l'icône de recherche pour rechercher le code de dépense approprié.
  4. Modifier le montant au besoin. .
  5. Sélectionnez Add disbursement to client (la dépense sera non attribuée) ou Add disbursement to Job (cliquez sur l'icône de recherche pour associer la dépense à un mandat).
  6. Modifiez la description au besoin.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

​Modifier en lot par colonne

Pour modifier des données importées par colonne, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Cliquez sur l'icône de modification située près des titres de colonnes Date, Disbursement Code, Amount ou Desc. (description).
    La boîte de dialogue Change Column Options s'affiche.
  2. Cliquez sur l'icône de calendrier pour modifier la date ou cliquez sur l'icône pour rechercher le code de dépense approprié ou inscrivez le montant et la description.
  3. Dans la zone Apply change to:, sélectionnez All rows in the column ou Only the rows with an error.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Ignorer les données importées

Vous pouvez ignorer les données importées si vous voulez importer un fichier .csv différent. Cliquez sur Discard All pour revenir à la page Importer des dépenses. Vous pouvez également ignorer les données importées d'une dépense en cliquant sur l'icône de suppression située à la fin de la ligne.

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Créer des dépenses

Lorsque vous êtes satisfait des données et que vous avez corrigé les erreurs, cliquez sur Create Disbursements. Vos dépenses s'afficheront dans le volet Dépenses attribuées de la page Détails du mandat du client.

Si vous n'avez pas corrigé toutes les erreurs, vous pouvez tout de même cliquer sur Create Disbursements. Les dépenses ne contenant pas d'erreurs seront créées. Les dépenses contenant toujours des erreurs demeureront dans la page Importer des dépenses jusqu'à ce que les erreurs soient corrigées et que vous cliquiez à nouveau sur Create Disbursements.

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