Envoyer des rappels de facture
Paramètres – Mandats et facturation
Les rappels de facture vous permettent d’envoyer un courriel à vos clients lorsqu’un paiement de facture est en retard. Vous pouvez établir la fréquence des rappels et le nombre de jours après lesquels un rappel de facture échue doit être envoyé.
Activer les rappels de facture
- Cliquez sur Paramètres, puis sur Mandats et facturation.
- Cliquez sur Paramètres généraux, puis sélectionnez l’onglet Comptes clients.
- Dans la section Rappel de facture, définissez l’option Envoyer un rappel de facture à Oui.
- Établissez la fréquence des rappels et le nombre de jours après lesquels un rappel de facture échue doit être envoyé.
Remarques : Vous pouvez mettre à jour le modèle par défaut du courriel selon vos préférences. Cliquez ici pour obtenir la marche à suivre ainsi que des suggestions de modèles de courriels.
Appliquer le rappel de facture à un contact
- Cliquez sur Contacts, puis sur Tous les contacts.
- Sélectionnez le contact désiré.
- Cliquez sur le bouton Modifier les détails
du panneau Détails de la facturation dans l'onglet Sommaire. - Dans la page Modifier le contact, cliquez sur l’onglet Facturation.
- Sous l’option Envoyer un rappel de facture, sélectionnez Oui dans le menu déroulant.
Appliquer le rappel de facture à un lot de clients
Paramètres - Installation
- Cliquez sur Paramètres, puis sur Installation.
- Cliquez sur Importer des clients.
- Assurez-vous d’avoir la colonne optionnelle SendInvoiceReminder dans la liste.
- Dans la page Importer des clients, vous pouvez sélectionner le fichier . CSV à téléverser en cliquant sur Choisir un fichier.
Remarques :
- Cette étape sera nécessaire si vous activez l’option des rappels de facture après la création de vos clients.
- Vous pouvez cliquer sur Cliquez ici pour accéder à un modèle de fichier .CSV et un fichier Excel s’ouvrira. Pour de plus amples informations sur la façon de créer un fichier .CSV, utilisez le guide pour la préparation d'un fichier .CSV pour la réimportation.
Remarques importantes :
- Lorsqu’un client clique sur le lien contenu dans le courriel de rappel de facture, le modèle de facture utilisé est celui par défaut établi pour l’entité de facturation associée à la facture.
- Désactivez les rappels de facture pour le client pour lequel vous utilisez un modèle différent de celui par défaut pour l’entité de facturation.
Assurez-vous que vos clients ont une adresse courriel par défaut dans leurs Coordonnées.
- Toutes les factures échues pour un même client seront consolidées dans un seul courriel, et ce, même si les factures appartiennent à différentes entités de facturation.