Guide pour la préparation d'un fichier .csv contenant les renseignements d'un contact
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Vous pouvez utiliser le tableau ci-dessous pour vous guider dans la préparation d'un fichier .csv contenant les renseignements de vos contacts. Vous n'avez pas à inscrire de données pour tous les en-têtes de colonnes. Vous pouvez retirer les colonnes vides pour épargner du temps de traitement.
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En-tête de colonne |
Format de données |
Nombre de caractères maximal | Renseignements additionnels |
|---|---|---|---|
| Code |
Le code du contact peut contenir des caractères alphanumériques. Exemple : CLT001 Exemple : CLT001 |
20 |
Ceci est un champ requis. Un code peut être attribué automatiquement aux nouveaux contacts ajoutés après l'importation initiale des contacts existants. |
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Entity |
[Société/Particulier/Organisme sans but lucratif/Autre/Société de personnes/Entreprise à propriétaire unique/Fiducie testamentaire ou succession/Fiducie entre vifs] (depending on Firm settings) |
Ceci est un champ requis | |
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Name |
Exemple : Pharmacie ABC Limitée |
175 | Si le contact est un particulier ou un propriétaire unique, laissez cette cellule vide. |
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Title |
[M/Mme] |
Recommandé si le type d'entité a été défini à Particulier ou Entreprise à propriétaire unique. La pratique exemplaire est d'éviter l'utilisation d'un point à la fin de l'appellation. | |
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FirstNames |
Exemple : Alexandre |
49 | Recommandé si le type d'entité a été défini à Particulier ou Entreprise à propriétaire unique.Si le client est une société, laissez cette cellule vide.. |
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LastNames |
Exemple : Tremblay |
49 | Recommandé si le type d'entité a été défini à Particulier ou Entreprise à propriétaire unique. Si le client est une société, laissez cette cellule vide. |
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MailingName |
Exemple : La fiducie de la famille Boivin |
100 |
Utilisez cette cellule uniquement lorsque le nom du contact est différent. Le système se réfère au champ Nom. Cependant, si des données sont indiquées au champ Nom de la société, ce sont plutôt ces données qui seront utilisées pour les adresses. La pratique exemplaire pour les entreprises à numéros est d'inscrire la dénomination sociale dans la colonne MailingName. |
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Partner |
[Nom de l'associé] Exemple : Simon Roy |
50 (prénom) 50 (nom de famille) |
Recommandé pour la création de rapports. |
| Manager |
[Nom du directeur] Exemple : Louise Côté |
50 (prénom) 50 (nom de famille) |
Recommandé pour la création de rapports. |
| ContactGroup |
Le nom du groupe de contacts dont fait partie le contact. Le groupe de contacts peut avoir déjà été ajouté dans CCH iFirm ou être un nouveau groupe que vous voulez ajouter dans CCH iFirm. Exemple : Groupe Pharmacie ABC |
Recommandé | |
| Group1(Group1) |
[Bureau] Exemple : Montréal |
25 |
Ce champ remplit les options du groupe 1 dans les paramètres des groupes et des filtres du cabinet (ce champ doit avoir été activé avant l'importation du fichier .csv). Si vous avez inscrit un nom personnalisé, inscrivez entre parenthèses le nom qui s'affiche lorsque vous cliquez sur le bouton |
| Group2(Group2) |
[Équipe] Exemples : Vérification, Impôt, Tenue des comptes |
25 |
Ce champ remplit les options du groupe 2 dans les paramètres des groupes et des filtres du cabinet (ce champ doit avoir été activé avant l'importation du fichier .csv). Si vous avez inscrit un nom personnalisé, inscrivez entre parenthèses le nom qui s'affiche lorsque vous cliquez sur le bouton |
| BillingGroup |
[Groupe Smith] Le nom du groupe de facturation du contact. Ce groupe peut être un groupe de facturation qui avait déjà été ajouté dans CCH iFirm ou un nouveau groupe de facturation que vous voulez ajouter dans CCH iFirm. |
Recommandé pour l'application Mandats et facturation | |
| BillingGroupsMainClient |
Un contact principal doit être sélectionné dans chaque groupe de facturation. Si aucun contact principal n'est sélectionné pour un nouveau groupe de facturation, le premier contact sur la liste sera défini comme étant le contact principal. Exemple : YES/NO, Yes/No, yes/no, Y/N, ou y/n |
Ce champ est requis lorsque la colonne BillingGroup est présente | |
| PostalAddressee | Exemple : Jean Tremblay (Jean est la personne-ressource à la Pharmacie ABC Limitée.) | 50 | Recommandé Utilisé pour les entités qui ne sont pas considérées comme des individus. |
| PostalNumber | Exemple : 456 | 10 |
Recommandé |
| PostalApt | Exemple : 1006 | 6 | Optionnel. Cette cellule peut comprendre des chiffres ou des lettres. La pratique exemplaire est de ne pas inclure les mots Étage, Bureau, Service, etc. |
| PostalStreet | Exemple : Boulevard René-Lévesque | 40 | Recommandé |
| PostalPOBox | Exemple : CP 5100 | 15 | Optionnel |
| PostalRR | Exemple : RR 1 ou RR1 | 6 | Optionnel |
| PostalCity | Exemple : Montréal | 100 | Recommandé |
| PostalProvince |
Exemples (provinces) : ON, QC, BC, AB, SK, MB, NB, NS, PE, NL, YT, NT, NU Exemples (provinces) : Ontario, Québec, Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba, Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse, Île-du-Prince-Édouard, Terre-Neuve-et-Labrador, Yukon, Territoires du Nord-Ouest, Nunavut Exemples (États) : CA, IL, FL Exemples (États) : Californie, Illinois, Floride |
Recommandé. Inscrivez le code à deux caractères ou le nom complet de la province. Inscrivez le code à deux caractères ou le nom complet de l'État américain. Veuillez vous référer au dossier d'un contact pour obtenir une liste des provinces pouvant être supportées par CCH iFirm. |
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| PostalCode | Exemple : M2N 6X1 | 20 | Recommandé |
| PostalCountry | Exemple : Canada, États-Unis |
Recommandé Inscrivez le nom du pays au complet. Veuillez vous référer au dossier du contact dans CCH iFirm pour obtenir une liste des pays que CCH iFirm prend en charge. |
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| Salutation |
[Prénom] Exemple : Julie |
50 | Recommandé Envisagez la possibilité d'ajouter un appel pour tous les types d'entités. |
| CommunicationLanguage | Exemples : English, French, Francais | Optionnel Aux fins de l'importation, veuillez ne pas ajouter de cédille au mot « Francais ». Si la cellule est vide, la valeur par défaut est English. |
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| WorkPhone | Exemple : 416-224-2248, poste 8776 | 20 | Recommandé |
| CellPhone | Exemple : 416-224-2245 | 20 | Recommandé |
| HomePhone | Exemple : 416-224-4567 | 20 | Recommandé |
| Fax | Exemple : 416-123-4567 | Recommandé | |
| EmailAddress | Exemple : exemple@wolterskluwer.com | 100 | Recommandé |
| WebAddress | Exemple : www.wolterskluwer.ca | 100 | Recommandé |
| Client/Prospect/Lead | [Client], [Prospect], [Lead] ou [Other] |
Recommandé Vous pouvez laisser cette cellule vide pour attribuer la valeur Client au type de contact. |
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| Supplier | [YES/NO, Yes/No, yes/no, Y/N, y/n ou Supplier] |
Recommandé |
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| TaxYearEnd | Exemples : Jan, Mar, Dec, None | Vous pouvez laisser cette cellule vide; la valeur par défaut du champ sera None. | |
| AnnualAccountsMonth | Exemples : Jan, Mar, Dec, None | Recommandé Vous pouvez laisser cette cellule vide; la valeur par défaut du champ sera None. |
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| ChargeInterest | [YES/NO, Yes/No, yes/no, Y/N, ou y/n] | Recommandé pour les comptes clients. | |
| CustomInterestPeriod | [From Due Date, From 30 Days, From 60 Days or From 90 Days+] |
Recommandé pour les comptes clients. Ces valeurs doivent être inscrites en tenant compte des majuscules et des espaces pour que le champ soit importé. |
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| CustomInterestRate | Exemples : 1, 1.5, 2, 3, etc. | 15 |
Recommandé pour les comptes clients. Seules deux décimales après le point sont permises. Si certains clients ont des taux d'intérêt personnalisés, pour éviter les avertissements, inscrivez 0 dans la cellule des clients qui n'ont pas de taux d'intérêt personnalisés. |
| SendInvoiceReminder | [YES/NO, Yes/No, yes/no, Y/N, ou y/n] | La valeur par défaut est Oui. | |
| ClientForm | Utilisez le format de date Mmm dd yyyyy. | Optionnel. | |
| ClientUntil | Utilisez le format de date Mmm dd yyyyy. | Optionnel. | |
| ClientType | Exemple : 11 - Agriculture, foresterie, pêche et chasse |
Vous pouvez laisser cette cellule vide. Les codes SCIAN sont utilisés.Pour connaître les codes SCIAN à utiliser, veuillez consulter la liste sur le site Web de Statistique Canada. |
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| ClientTypeSubcategory | Exemple : 111110 - Culture du soja |
Vous pouvez laisser cette cellule vide. Les codes SCIAN sont utilisés. Pour connaître les codes SCIAN à utiliser, veuillez consulter la liste sur le site Web de Statistique Canada. |
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| InBusinessSince | Utilisez le format de date Mmm dd yyyyy. | Optionnel. | |
| NumberOfEmployees | Exemples : 1, 10, 100, etc. | 7 | Optionnel |
| SIN |
Ce champ s'applique seulement aux particuliers. Exemple : 223 059 482 |
Recommandé pour l'intégration aux produits Taxprep. Le NAS peut être inscrit avec ou sans espace. |
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| BusinessNumber |
Ce champ s'applique seulement aux entités suivantes : corporations, non-profit organizations, others, partnerships et sole proprietors. Exemple : 987654321RC0001 |
15 |
Recommandé pour l'intégration aux produits Taxprep. Le NE peut être inscrit avec ou sans espace. |
| AccountNumber |
Cette celulle s'applique seulement aux fiducies. Exemple : T33123456 |
9 | Recommandé pour l'intégration aux produits Taxprep. |
| DateOfBirth | Utilisez le format de date Mmm dd yyyyy. |
Recommandé. CCH iFirm pourra vous aviser lors de l'anniversaire de vos contacts grâce à l'utilisation d'un gadget logiciel dans le Tableau de bord. |
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| DateOfDeath | Utilisez le format de date Mmm dd yyyyy. | Optionnel. | |
| Invoice/StatementDelivery | [By Email, By Post] | Recommandé | |
| PhysicalAddresse | Exemple : Pharmacie ABC Limitée | 50 | Optionnel. |
| PhysicalNumber | Exemple : 1120 | 10 |
Optionnel. Cette cellule peut contenir des chiffres ou des lettres. |
| PhysicalApt | Exemple : 1A | 6 |
Optionnel. Cette cellule peut contenir des chiffres ou des lettres. La meilleure pratique est de ne pas utiliser les mots Étage, Bureau, Appartement, etc. |
| PhysicalStreet | Exemple : 12e Avenue | 40 | Optionnel |
| PhysicalPOBox | Exemple : C.P. 100 | 15 | Optionnel. |
| PhysicalRR | Exemple : RR1 | 6 | Optionnel. |
| PhysicalCity | Exemple : Montréal | 100 | Optionnel. |
| PhysicalProvince |
Exemples (provinces) : ON, QC, BC, AB, SK, MB, NB, NS, PE, NL, YT, NT, NU Exemples (provinces) : Ontario, Québec, Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba, Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse, Île-du-Prince-Édouard, Terre-Neuve-et-Labrador, Yukon, Territoires du Nord-Ouest, Nunavut Exemples (États) : CA, IL, FL Exemples (États) : Californie, Illinois, Floride |
Insérez un code provincial de deux lettres ou le nom complet de la province. Insérez un code d'État américain de deux lettres ou le nom complet de l'État américain. Veuillez vous référer au dossier d'un contact de CCH iFirm pour obtenir une liste des provinces pouvant être supportées par CCH iFirm. |
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| PhysicalCode | Exemple : M2N 6X1 | 20 | Optionnel |
| PhysicalCountry | Exemple : Canada, États-Unis | Inscrivez le nom complet du pays. Veuillez vous référer au dossier d'un contact pour obtenir une liste des pays pouvant être supportés par CCH iFirm. | |
| OtherAddressee |
Exemple : Jean Tremblay (Jean est la personne-ressource à la Pharmacie ABC Limitée.) |
50 | Optionnel. |
| OtherNumber | Exemple : 321 | 10 |
Optionnel. Cette cellule peut contenir des chiffres ou des lettres. |
| OtherApt | Exemple : 4th | 6 |
Optionnel Cette cellule peut contenir des chiffres ou des lettres. La meilleure pratique est de ne pas utiliser les mots Étage, Bureau, Appartement, etc. |
| OtherStreet | Exemple : Boulevard Bourque | 40 | Optionnel. |
| OtherPOBox | Exemple : C.P. 1 | 15 | Optionnel. |
| OtherRR | Exemple : RR1 | 6 | Optionnel. |
| OtherCity | Exemple : Vancouver | 100 | Optionnel. |
| OtherProvince |
Exemples (provinces) : ON, QC, BC, AB, SK, MB, NB, NS, PE, NL, YT, NT, NU Exemples (provinces) : Ontario, Québec, Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba, Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse, Île-du-Prince-Édouard, Terre-Neuve-et-Labrador, Yukon, Territoires du Nord-Ouest, Nunavut Exemples (États) : CA, IL, FL Exemples (États) : Californie, Illinois, Floride |
50 |
Optionnel Insérez un code provincial de deux lettres ou le nom complet de la province. Insérez un code d'État américain de deux lettres ou le nom complet de l'État américain. Veuillez vous référer au dossier d'un contact de pour obtenir une liste des provinces pouvant être supportées par CCH iFirm. |
| OtherCode | Exemple : V5Z 2B6 | 20 | Optionnel. |
| OtherCountry | Exemple : Canada, États-Unis |
Optionnel Inscrivez le nom complet du pays. Veuillez vous référer au dossier d'un contact pour obtenir une liste des pays pouvant être supportés par CCH iFirm. |
. Exemple Group1(Toronto)