Définir les groupes du cabinet

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Paramètres - Mandats et facturation

Les groupes personnalisés sont utiles pour les cabinets qui comptent plusieurs bureaux ou plusieurs services et qui veulent organiser les contacts, les mandats et les utilisateurs par groupes, par exemple par bureaux, par services, ou les deux. Une fois les groupes personnalisés définis, ceux-ci peuvent être appliqués comme filtres dans différentes sections de CCH iFirm, comme dans les rapports et les sections destinées à la création de mandats.

Définir les options liées aux groupes personnalisés et aux filtres

Vous pouvez définir deux groupes personnalisés pour obtenir des options de filtres supplémentaires pour les contacts, les mandats et les utilisateurs.

1. Cliquez sur Paramètres > Paramètres du cabinet.
2. Cliquez sur Paramètres du cabinet relatifs aux filtres et aux groupes.
3. Activez la case à cocher correspondant au premier groupe personnalisé, puis inscrivez un nom pour le groupe.
   Puisque le texte anglais est utilisé par défaut, inscrivez d'abord la description en anglais, puis cliquez sur le bouton pour inscrire le texte français de la description.
4. Pour ajouter un autre groupe, répétez les étapes précédentes afin d'ajouter le deuxième groupe personnalisé.
5. Choisissez les sections auxquelles les groupes seront appliqués en activant les cases à cocher correspondantes.

Ajouter une option à un groupe

Vous pouvez importer les options à l'aide d'un fichier .csv.

1. Cliquez sur Paramètres > Paramètres du cabinet.
2. Cliquez sur Paramètres du cabinet relatifs aux filtres et aux groupes.
3. Cliquez sur Ajouter une option pour le groupe auquel vous voulez ajouter une option.
4. Dans le champ Description, inscrivez le nom de l'option.
   Puisque le texte anglais est utilisé par défaut, inscrivez d'abord la description en anglais, puis cliquez sur le bouton pour inscrire le texte français de la description.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier une option de groupe

1. Cliquez sur Paramètres > Paramètres du cabinet.
2. Cliquez sur Paramètres du cabinet relatifs aux filtres et aux groupes.
3. Cliquez sur le nom de l'option que vous voulez modifier.
4. Dans le champ Description, modifier le nom de l'option.
   Puisque le texte anglais est utilisé par défaut, inscrivez d'abord la description en anglais, puis cliquez sur le bouton pour inscrire le texte français de la description.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une option de groupe

Vous ne pouvez pas supprimer des options qui sont déjà attribuées à un ou à plusieurs contacts, mandats, utilisateurs ou paramètres d'un mandat récurrent. Utilisez l'icône pour que l'option ne soit plus disponible.

1. Cliquez sur Paramètres > Paramètres du cabinet.
2. Cliquez sur Paramètres du cabinet relatifs aux filtres et aux groupes.
3. Cliquez sur l'icône de la ligne de l'option que vous voulez supprimer.
4. Cliquez sur Oui pour confirmer.

Masquer une option de groupe

Si une option est déjà attribuée à un contact, à un mandat, à un utilisateur ou aux paramètres d'un mandat récurrent, celle-ci peut seulement être masquée. Les options masquées peuvent toujours être utilisées comme filtres pour les rapports.

1. Cliquez sur Paramètres > Paramètres du cabinet.
2. Cliquez sur Paramètres du cabinet relatifs aux filtres et aux groupes.
3. Cliquez sur l'icône de la ligne de l'option que vous voulez masquer.
4. Cliquez sur Oui pour confirmer.

Afficher une option de groupe

Pour afficher une option de groupe ayant été masquée :

1. Cliquez sur Paramètres > Paramètres du cabinet.
2. Cliquez sur Paramètres du cabinet relatifs aux filtres et aux groupes.
3. Cliquez sur l'icône de la ligne de l'option que vous voulez afficher.
4. Cliquez sur Oui pour confirmer.

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Assigner des groupes personnalisés à un contact

Une fois les groupes personnalisés définis, ceux-ci s'affichent comme des options lorsque vous ajoutez ou modifiez un contact. Les groupes personnalisés se trouvent dans la section « Attribué à » de l'onglet Détails. Lorsque vous modifiez un contact existant, cliquez sur Modifier les détails dans l'onglet Sommaire de la page Détails du clients.

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Filtrer les contacts selon les groupes personnalisés

Cliquez sur Contacts, puis sélectionnez Tous les contacts.

2. Cliquez sur l'icône Rechercher.
3. Sélectionnez le ou les groupes personnalisés que vous voulez utiliser comme filtres.
4. Cliquez sur Rechercher. Une liste des contacts correspondant à vos critères de recherche s'affiche.

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Filtrer les rapports selon les groupes personnalisés

Filtrer les rapports du module Contacts

1. Cliquez sur Rapports > Tous les rapports.
2. Cliquez sur l'onglet Contacts.
3. Cliquez sur le rapport que vous voulez produire.
4. Sélectionnez les options relatives aux groupes personnalisés (l'emplacement de ceux-ci dépend du type de rapport).
5. Produisez le rapport.

Utilisation des groupes personnalisés pour filtrer le rapport sur les détails des contacts :

Utilisation des groupes personnalisés en tant que champs dans le rapport sur les détails des contacts :

Filtrer le rapport sur les feuilles de temps par types de mandats (sélection multiple d'options relatives aux groupes personnalisés)

1. Cliquez sur Rapports > Tous les rapports.
2. Cliquez sur l'onglet Mandats et facturation.
3. Cliquez sur Feuilles de temps par types de mandats.
4. Sélectionnez les options relatives aux groupes personnalisés.
5. Mettez à jour le rapport.

Filtrer les rapports du module Mandats et facturation

Les rapports suivants du module Mandats et facturation peuvent être filtrés selon les groupes personnalisés :

Rapports sur les mandats Détails du mandat (les groupes personnalisés peuvent aussi être sélectionnés dans la liste des champs pour être inclus dans le rapport) Rentabilité du mandat Délai d'exécution des mandats* Mandats échus Budget des mandats Rapports sur les flux de travail Écarts relatifs aux affectations de ressources Nombre de jours du mandat à son état actuel Analyse des heures de travail consacrées aux mandats Sommaire de l'état des mandats Affectation automatique de ressources Ressources non affectées Mandats récurrents Rapport sur l'affectation par ressource Affectation des ressources Répartition de l'utilisation des ressources par associé* Utilisation des ressources par associé* Rapports sur la rentabilité des clients Rentabilité des clients Rapports sur les employés Comparaison entre les heures réelles et les heures allouées Temps facturable Feuilles de temps manquantes ou incomplètes Feuilles de temps Feuilles de temps par codes d'activité* Feuilles de temps par types de mandats*

Rapports sur la facturation et les comptes clients Comptes clients classés chronologiquement Transaction relative aux comptes clients TEC classés chronologiquement Dépôt bancaire - Supplément Encaissements Suivi des comptes clients par client* Répartition du temps facturable par périodes Temps facturable par périodes Suivi des comptes clients par associé Ébauches de factures Factures finales Factures finales par groupes Sommaire de l'avancement des travaux par groupe Travaux en cours par groupes Répartition des factures par codes* Répartition des factures par types de mandats* Répartition des travaux en cours par client Sommaire des TEC par groupes Suivi des TEC Travaux en cours par directeur Travaux en cours par associé Travaux en cours

* Vous pouvez choisir plusieurs options relatives aux groupes personnalisés.

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Assigner des groupes personnalisés à un mandat

Si vous avez défini des groupes personnalisés, ceux-ci s'affichent comme des options lorsque vous ajoutez un seul mandat, des mandats en lot, un seul mandat récurrent ou des mandats récurrents en lot, ou lorsque vous modifiez un mandat.

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Filtrer les mandats selon les groupes personnalisés

1. Cliquez sur Mandats et facturation, puis sélectionnez Mandats.
2. Cliquez sur l'onglet approprié (par exemple Actifs).
3. Cliquez sur l'icône Rechercher.
4. Sélectionnez le ou les groupes personnalisés que vous voulez utiliser comme filtres.
   
5. Cliquez sur Rechercher. Une liste des mandats qui correspondent à vos critères de recherche s'affiche.

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Assigner des groupes personnalisés à un utilisateur

Une fois les groupes personnalisés définis, ceux-ci s'affichent comme des options de groupes relatives à l'utilisateur lorsque vous ajoutez ou modifiez un utilisateur. Les options de groupes relatives à l'utilisateur se trouvent sous le champ Méthode de saisie pour les feuilles de temps.

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Filtrer le répertoire d'équipe par groupes personnalisés

1. Cliquez sur Répertoire d'équipe.
2. Cliquez sur Rechercher.
3. Sélectionnez le ou les groupes personnalisés que vous voulez utiliser comme filtres.
4. Cliquez sur Rechercher.

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