Ajouter une entrée de feuille de temps et ajuster les congés compensatoires

Ajouter une entrée de feuille de temps

Si vous devez créer des feuilles de temps, nous vous recommandons de procéder quotidiennement de la façon suivante et de faire le suivi de vos feuilles de temps non remplies dans le tableau de bord.

1. Accédez à la page Ma feuille de temps.
2. Cliquez sur Changer d'utilisateur pour inscrire du temps au nom d'un autre utilisateur, au besoin.
   • Sélectionnez le nom de l'utilisateur dans le menu et cliquez sur Changer.

3. Sélectionnez le type de temps que vous voulez créer (Facturable ou Non facturable / Non facturable payé.
   • Si vous inscrivez du temps facturable, inscrivez les premières lettres du nom du client dans le champ Mandat et sélectionnez le mandat désiré dans la liste. Vous pouvez également cliquer sur l'icône de recherche pour repérer et sélectionner le mandat désiré. Modifiez ensuite l'état du mandat et le nom de la personne qui en est présentement responsable, au besoin.

4. Inscrivez le temps selon votre méthode de saisie pour les feuilles de temps :
   • Temps réel : Dans les cases Heure de début et Heure de fin, inscrivez les heures en format 24 heures. À partir de ces chiffres, le module Mandats et facturation définira l'heure de début et l'heure de fin.
   • Unités : Dans la liste Quantité, sélectionnez le nombre approprié d'unités.
   • Décimal : Dans la case Quantité, inscrivez :
   • le nombre d'heures en format décimal (avec une limite de deux décimales), par exemple, 1,25 correspond à 1 heure et 15 minutes (75 minutes); ou
   • les heures et les minutes, séparées par deux points, par exemple, 1:25 correspond à 1 heure et 25 minutes (85 minutes).

5. Précisez l'activité concernée par le mandat de l'une des façons suivantes : 
   • Inscrivez les premières lettres du code d'activité dans le champ prévu à cet effet et sélectionnez le code désiré dans la liste déroulante.
   • Cliquez sur l'icône de recherche située à la droite du champ Code d'activité pour repérer et sélectionner le code désiré.
6. Inscrivez un commentaire sur le travail terminé dans le champ Commentaire, au besoin.
7. Cliquez sur Ajouter. Votre entrée, incluant la valeur monétaire et les honoraires, s'affiche dans le volet de droite (le coût horaire est calculé, mais n'est pas affiché). Lorsque vous avez ajouté une entrée, vous pouvez cliquer sur le No du mandat pour afficher la page Détails des mandats ou cliquer sur le nom du client pour accéder à son profil.

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Enregistrer des congés compensatoires

L'enregistrement de congés compensatoires permet de faire le suivi du temps dû à l'employé. Ceci peut s'avérer utile, par exemple, lorsqu'un utilisateur a effectué quelques heures de travail supplémentaires et peut donc bénéficier d'une journée de travail écourtée plus tard dans la semaine. Lorsque vous avez défini les paramètres de la fonctionnalité des congés compensatoires, vous pouvez commencer à enregistrer du temps en utilisant le code d'activité des congés compensatoires (LIE).

Un nombre d'heures de travail normal est établi pour tous les employés. Si vous travaillez pendant plus d'heures ou moins d'heures que ce nombre, vous devez enregistrer des heures excédentaires ou déficitaires dans votre feuille de temps pour vous assurer que votre temps s'ajoute à votre nombre d'heures normal quotidien.

Exemple 1 : Une longue journée au bureau

Votre nombre d'heures de travail quotidiennes normal est de 8 heures. Cependant, vous avez travaillé une heure de plus lundi, pour un total de 9 heures. Vous devez équilibrer votre feuille de temps quotidienne à 8 heures.

• Heures travaillées = 9 heures
• Heures excédentaires/déficitaires = 1 heure (négatif)
• Heures totales enregistrées pour la journée = 8 heures

Enregistrer du temps lorsque le nombre d'heures de travail est supérieur au nombre d'heures normal : 

1. Ajoutez une entrée de feuille de temps pour les heures de travail facturables ou non facturables (9 heures dans ce cas-ci).
2. Ajoutez une autre entrée de feuille de temps pour effectuer l'ajustement des congés compensatoires: 
   1. Sélectionnez le type de temps Non facturable / Non facturable payé.
   2. Sélectionnez la Quantité d'unités d'heures excédentaires ou déficitaires (-1 heure dans ce cas-ci).
   3. Sélectionnez le Code d'activité LIE - Congé compensatoire.
   4. Inscrivez un commentaire.
   5. Cliquez sur Enregistrer.

Exemple 2 : Une courte journée au bureau

Votre nombre d'heures de travail quotidiennes normal est de 8 heures. Cependant, puisque vous avez quitté le bureau une heure plus tôt mardi pour vous rendre chez le dentiste, vous avez travaillé pendant 7 heures. Vous devez équilibrer votre feuille de temps quotidienne à 8 heures.

• Heures travaillées = 7 heures
• Heures excédentaires/déficitaires = 1 heure (positif)
• Heures totales enregistrées pour la journée = 8 heures

Enregistrer du temps lorsque le nombre d'heures de travail est inférieur au nombre d'heures normal :

1. Ajoutez une entrée de feuille de temps pour les heures de travail facturables ou non facturables (7 heures dans ce cas-ci).
2. Ajoutez une autre entrée de feuille de temps pour effectuer l'ajustement des congés compensatoires : 
   1. Sélectionnez le type d'entrée Non facturable / Non facturable payé.
   2. Sélectionnez la Quantité d'unités d'heures excédentaires ou déficitaires (+1 heure dans ce cas-ci).
   3. Sélectionnez le Code d'activité LIE - Congé compensatoire.
   4. Inscrivez un commentaire.
   5. Cliquez sur Enregistrer.

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