Utilisation du complément de Documents pour Microsoft Outlook
Lorsque le complément de Documents pour Microsoft Outlook est installé et configuré, CCH iFirm va tenter d'établir des correspondances entre les adresses courriel des destinataires figurant dans les champs À et CC d'un courriel et les adresses courriel disponibles dans les dossiers des contacts CCH iFirm.
Contenu
Classer le courriel dans le dossier d'un contact CCH iFirm
Pour classer des courriels dans les dossiers des contacts, en plus de l'autorisation de sécurité Documents - Visualiser ou téléverser, au moins une des autorisations de sécurité suivantes est requise :
- Contacts - Visualiser seulement;
- Contacts - Visualiser, ajouter ou modifier des contacts.
Pour classer des courriels dans les dossiers relatifs aux mandats, en plus de l'autorisation de sécurité Documents - Visualiser ou téléverser, au moins une des autorisations de sécurité suivantes est requise :
- Mandats - Visualiser mes mandats;
- Mandats - Visualiser tous les mandats;
- Mandats - Visualiser, ajouter ou modifier des mandats.
Dans le cas où CCH iFirm établit des correspondances entre les adresses courriel des destinataires figurant dans les champs À et CC d'un courriel et celles des contacts CCH iFirm, vous pouvez enregistrer ce courriel dans un ou plusieurs dossiers d'un contact CCH iFirm. Pour ce faire, veuillez procéder de la façon suivante :
- Sélectionnez le courriel que vous voulez classer.
- Dans le volet du complément, cliquez sur la flèche vers le bas
, située à la droite du nom du contact.
La liste des dossiers racines et des mandats s'affiche. - Sélectionnez le ou les dossiers dans lesquels vous voulez classer le courriel.
- Dans le cas où le courriel contient une ou des pièces jointes, vous pouvez enregistrer une copie distincte des pièces jointes. Pour obtenir des renseignements à ce sujet, veuillez consulter la section À propos des pièces jointes.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Dans Outlook, la catégorie Enregistré dans CCH iFirm Documents est attribuée au courriel enregistré. Veuillez lire la section Créer une catégorie de couleur dans Microsoft Outlook pour en savoir davantage sur cette catégorie.
- Dans l'onglet Documents de la page Renseignements sur les contacts ou Détails des mandats, le courriel enregistré est identifié par une enveloppe bleue
, et le fichier possède l'extension .msg.
Rechercher un contact
Dans le cas où le contact CCH iFirm ne figure pas dans les correspondances établies par CCH iFirm, vous pouvez effectuer une recherche dans le module Contacts de CCH iFirm afin de classer le courriel dans le ou les dossiers du contact approprié. Pour effectuer une recherche, veuillez procéder de la façon suivante :
- Sélectionnez le courriel que vous voulez classer.
- Dans le volet du complément, cliquez dans la zone de recherche, puis saisissez quelques caractères du code client ou du nom du contact recherché.
- Sélectionnez le contact voulu parmi la liste de contacts proposés par CCH iFirm, puis classez le courriel dans le ou les dossiers du contact.
Remarque : Veuillez mettre à jour l'adresse courriel dans le dossier du contact CCH iFirm, au besoin.
Créer un contact dans CCH iFirm à partir d'un contact Outlook
Contacts - Visualiser, ajouter ou modifier des contacts
Dans le cas où CCH iFirm ne peut établir de correspondances entre les adresses courriel des destinataires figurant dans les champs À et CC d'un courriel et celles des contacts CCH iFirm, vous pouvez créer un contact dans CCH iFirm à partir d'Outlook, puis enregistrer le courriel dans les dossiers du nouveau contact. Pour ce faire, veuillez procéder de la façon suivante :
- Sélectionnez le courriel que vous voulez classer.
- Dans le volet du complément, cliquez sur le symbole
, situé à la droite du nom du contact Outlook pour lequel vous voulez créer un contact CCH iFirm. - Une liste contenant les renseignements généraux suivants s'affiche :
- le type : le type de contact par défaut est « Société ». Sélectionnez le type de contact voulu, au besoin.
- le nom du contact : le nom du destinataire est copié par défaut dans ce champ. Modifiez le nom du contact, au besoin. Dans le cas où le type de contact sélectionné est « Particulier », les champs « Prénom » et « Nom de famille » s'affichent.
- l'adresse courriel : l'adresse courriel du destinataire est copiée dans ce champ. Vous pouvez modifier l'adresse courriel, au besoin.
- le code client : si l'option Attribuer automatiquement un code client à la création de nouveaux contacts est activée, un nouveau code client est fourni. Dans le cas où cette option n'est pas activée, inscrivez un code client.
- Cliquez sur Créer.
Le contact CCH iFirm est créé. - Classez le courriel dans le ou les dossiers du nouveau contact CCH iFirm.
À propos des pièces jointes
Les pièces jointes sont enregistrées par défaut avec les courriels classés. Si vous voulez également enregistrer une copie distincte des pièces jointes d'un courriel dans les dossiers sélectionnés, veuillez procéder de la façon suivante :
- Dans la partie inférieure du volet, cliquez sur la flèche vers le bas , située à la droite du nombre de pièces jointes.
- Activez la case à cocher Enregistrer une copie séparément pour chaque pièce jointe que vous voulez enregistrer séparément.
Renseignements supplémentaires
- Les pièces jointes d'un courriel ne peuvent être retirées.
- Le nom du fichier d'une pièce jointe enregistrée séparément du courriel est composé du nom du fichier original, d'une estampille temporelle ainsi que de l'extension du type de fichier. Ce nom est limité à 100 caractères.
- Le nom du fichier d'une pièce jointe peut être renommé avec la commande Renommer, disponible dans l'onglet Documents de la page Renseignements sur les contacts ou Détails des mandats.
- Les éléments incorporés dans le courriel (par exemple, une image) sont considérés comme des pièces jointes, mais ne peuvent être enregistrés séparément.
- Un courriel ayant comme pièce jointe une tâche Outlook, un rendez-vous Outlook ou un fichier de courriel ne peut être enregistré dans CCH iFirm.