Créer et insérer des liens de balance de vérification

L'option Insérer le lien BV vous permet de créer des liens vers la balance de vérification à partir d'une feuille de travail Microsoft® Excel® ou Microsoft® Word. Vous pouvez visualiser les renseignements de la balance de vérification sans avoir à l'ouvrir au moyen de cette fonctionnalité. Si la balance de vérification est mise à jour, les montants du lien de balance de vérification (lien BV) seront mis à jour lorsque la feuille de travail sera rafraîchie.

Un lien BV peut inclure une seule formule de lien BV ou plusieurs formules. Une fois que vous avez créé un lien BV, vous pouvez l'enregistrer pour l'utiliser ultérieurement dans la même mission, au besoin.

Remarque : Si nécessaire, vous pouvez effectuer une analyse approfondie des comptes qui déterminent le montant calculé dans un lien BV. Consultez la rubrique Analyser les comptes de la balance de vérification dans un BV pour obtenir plus de renseignements.

Créer et insérer des liens BV simples

1. Ouvrez la feuille de travail Excel® ou Word que vous voulez utiliser.

1. Cliquez sur la mission dans la page Liste de missions.

   Remarque : Consultez la rubrique Utiliser la page Liste de missions pour obtenir plus de renseignements sur l'utilisation des fonctions de pagination et de recherche pour trouver une mission dans la liste.

2. Repérez la feuille de travail dans la page Affichage de la mission.

   Astuce : Il se peut que vous deviez développer le nœud ou le dossier contenant l'élément dont vous avez besoin

2. Placez le curseur à l'endroit où vous voulez insérer le lien BV.

3. Cliquez sur Insérer le lien BV sur le ruban CCH iFirm Engagement pour ouvrir la fenêtre Insérer le lien BV.

Important : Si CCH iFirm Engagement est installé sur votre ordinateur, vous pourriez également voir un ruban Engagement. Assurez-vous de cliquer sur le bouton du ruban CCH iFirm Engagement.

Astuce : Au besoin, la fenêtre Insérer le lien BV peut être redimensionnée en faisant glisser le coin de la fenêtre.

4. Développez une formule à l'aide des paramètres énumérés ci-dessous.

   Paramètre	Description
   Balance de vérification	Reprend automatiquement les renseignements de la balance de vérification de la mission sélectionnée. Les balances de vérification de l'entité consolidée et des entités des filiales s’afficheront dans les missions consolidées
   Regroupement des comptes	Sélectionnez le regroupement des comptes que vous voulez utiliser pour calculer le montant en dollars. Vous pouvez sélectionner États financiers ou Impôt. Remarque : Le regroupement Impôt n’est pas disponible avec les missions consolidées de type Financier.
   Type	Sélectionnez le type de regroupement à utiliser pour obtenir le montant en dollars. Cette sélection détermine les choix disponibles dans le champ Numéro de compte/Index. Les options possibles sont les suivantes : Regroupement des comptes. Regroupe les comptes des codes de groupes et de sous-groupes. Type de compte. Regroupe les comptes du même type : Actif, Passif, Capitaux propres, Revenu ou Dépense. Catégorie de compte. Regroupe les comptes d’une même catégorie. Cette option n'est disponible que si vous avez sélectionné États financiers pour le regroupement des comptes. Détails du compte. Permet de sélectionner des numéros de compte spécifiques pour la formule.
   Période	Sélectionnez la période en cours ou la période antérieure qui contient les soldes appropriés. Jusqu'à cinq périodes antérieures sont disponibles.
   Type de balance	Sélectionnez le type de solde à utiliser dans la formule. Les types de soldes d'écriture de journal sont uniquement disponibles lorsque la période courante est sélectionnée. Les types de soldes disponibles pour les missions consolidées seront différents en fonction de la balance de vérification sélectionnée (entité consolidée ou filiale).
   Numéro de compte/Index	Sélectionnez le numéro de compte ou d’index à inclure dans la formule. Seuls les numéros de compte ou d'index correspondant au type sélectionné ci-dessus sont disponibles dans la liste. Pour repérer l'élément dont vous avez besoin, cliquez sur la flèche vers le bas ou appuyez sur F4 pour afficher la liste des comptes. Vous pouvez également commencer à saisir le numéro de compte ou d'index, puis cliquer sur le bon élément lorsqu’il s’affiche.
   Niveau de fonds	Cet élément sera disponible dans une version ultérieure. Sélectionnez le niveau de fonds (Type de fonds, Sous-type de fonds ou Fonds) à utiliser pour calculer le montant à coller. Cette option est uniquement disponible si une balance de vérification des fonds est sélectionnée.
   Index de fonds	Cet élément sera disponible dans une version ultérieure. En fonction du niveau de fonds sélectionné ci-dessus, ce champ énumérera les choix disponibles pour l'index. Par exemple, si vous avez sélectionné Type de fonds comme niveau de fonds, la liste comprendra tous les types de fonds pour la balance de vérification du fonds sélectionné.

5. Activez la case à cocher Arrondir si vous voulez arrondir les montants. Ensuite, dans la zone de texte située à droite, sélectionnez le nombre de positions que vous voulez arrondir après la décimale.
6. Sélectionnez l'option de signe que vous voulez utiliser.
   • Actuel. Les montants sont tels qu'ils apparaissent dans la balance de vérification.
   • Signe inversé. Les montants utilisent le signe opposé à la balance de vérification.
   • Valeur absolue. Les montants s’affichent en valeur absolue.
7. Si vous travaillez dans une feuille de travail Word, sélectionnez le style négatif, le style numérique et le style zéro à utiliser.
8. Cliquez sur Insérer. La formule s'affiche dans la zone de texte de la formule de lien BV.

   Remarque : Consultez la rubrique Analyser la formule d’un lien de balance de vérification pour obtenir des renseignements détaillés sur les éléments composant le lien BV.

9. Cliquez sur Coller pour insérer le lien BV dans la feuille de travail.
10. Au besoin, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Enregistrez cette formule de lien BV pour une utilisation future dans la mission.
      1. Cliquez sur Enregistrer.
      2. Saisissez un nom et une description pour la formule.
      3. Cliquez sur OK.

    • Collez le même lien BV dans une autre cellule de la feuille de travail. Cliquez sur la cellule dans la feuille de travail et sélectionnez Coller dans la fenêtre Insérer le lien BV.

    • Collez un lien BV différent dans une autre cellule de la feuille de travail. Cliquez sur la cellule dans la feuille de travail, puis sur Effacer dans la fenêtre Insérer le lien BV. Ensuite, répétez les étapes 4 à 10 au besoin pour ajouter un lien BV différent.

    • Créez une formule de lien BV complexe en ajoutant un autre lien BV à cette formule de lien BV. Pour plus de renseignements, consultez la section Fonctionnalités avancées des liens BV ci-dessous.

11. Cliquez sur Fermer.

Fonctionnalités avancées des liens BV

• Créez des liens BV complexes. Les liens BV complexes comportent plusieurs formules de liens BV.

1. Créez le lien BV initial comme expliqué ci-dessus, mais ne le collez pas dans la feuille de travail.

2. Sélectionnez les paramètres appropriés pour la formule supplémentaire que vous voulez inclure dans le lien BV.

3. Cliquez à nouveau sur Insérer pour ajouter la nouvelle formule de lien BV après la formule initiale dans la zone de texte. Un signe plus (+) s’affiche alors entre les deux formules. Les résultats de chaque formule sont additionnés pour calculer le résultat du lien BV.

   • Dans Excel®, le signe plus (+) à la fin d'une ligne dans une formule de lien BV peut être remplacé par un signe moins (-), un signe de division (/) ou un signe de multiplication (*). Excel® calcule l'opération. Par exemple, si le signe plus (+) est remplacé par /2, la formule sera divisée par 2.

   • Dans Word, le seul opérateur est le signe plus (+). Pour soustraire deux valeurs, vous pouvez utiliser des formules Word dans un tableau Word.

4. Répétez les étapes ci-dessus au besoin jusqu'à ce que vous ayez ajouté toutes les parties de la formule complexe.

5. Cliquez sur Coller pour ajouter le lien BV à la feuille de travail.

• Insérer une formule de lien BV enregistrée dans un lien BV.

  1. Dans la fenêtre Insérer le lien BV, cliquez sur Ouvrir.

  2. Dans la section Formules enregistrées, sélectionnez la formule enregistrée que vous voulez insérer.

  3. Cliquez sur OK.
  4. Finalisez la formule selon vos besoins et collez-la dans la feuille de travail.

Geler les liens de la mission

Si vous gelez les liens de la mission dans une feuille de travail Excel® ou Word, les modifications apportées à la balance de vérification et/ou aux propriétés du nom et de la date ne sont pas reportées dans le document. Les liens ne sont pas automatiquement actualisés avant d'être gelés. Vous devez donc utiliser la fonction Rafraîchir avant de geler les liens.

Remarque : Assurez-vous d’ouvrir la feuille de travail au moins une fois avant de geler les liens. Cela permet de s'assurer que les liens sont mis à jour.

Lorsque vous gelez les liens d’une mission dans une feuille de travail, vous ne pouvez pas insérer de nouveaux liens ni utiliser les fonctions suivantes :

• Fonctions de nom

• Fonctions de date

• Rafraîchir

• Insérer le lien BV

Vous ne pouvez pas geler les liens d’une mission dans une feuille de travail verrouillée. Cette dernière doit être déverrouillée avant que les liens puissent être gelés.

Lorsqu'une feuille de travail est convertie, les liens gelés d’une mission demeurent gelés. Si vous copiez une mission qui comprend des feuilles de travail avec des liens gelés, les liens demeurent également gelés.

Vous devez être l'utilisateur actif d'une feuille de travail et en avoir l’autorisation pour geler les liens.

Pour geler les liens d'une mission à partir d'une feuille de travail, veuillez procéder de la façon suivante :

1. Accédez à la page Affichage de la mission.

2. Cliquez sur le nom de la feuille de travail dans laquelle vous voulez geler les liens.

3. Assurez-vous que les liens ont été mis à jour pour refléter la balance de vérification actuelle et les renseignements relatifs au nom et à la date.

4. Sur le ruban CCH iFirm Engagement, sélectionnez Geler les liens BV.

5. Pour les feuilles de travail Excel, vous serez informé que la feuille de travail sera automatiquement enregistrée. Cliquez sur Oui dans le message pour geler les liens.

Remarque : Si la feuille de travail Excel a été approuvée par un ou plusieurs réviseurs, l'icône d'état Modifié après l’approbation du réviseur s'affichera pour la feuille de travail dans la page Affichage de la mission. Au moins un réviseur devra à nouveau approuver la feuille de travail pour faire disparaître cette icône.

Une icône de liens gelés s'affiche dans la colonne État de la page Affichage de la mission afin que tous les utilisateurs soient informés que les liens de la feuille de travail sont gelés.

Dégeler les liens de la mission

Vous pouvez dégeler les liens de la mission précédemment gelés afin qu'ils puissent être mis à jour ou modifiés. Lorsque vous dégelez des liens dans une feuille de travail ouverte, les liens sont automatiquement mis à jour lorsque des modifications sont apportées à la balance de vérification ou aux fonctions de nom et de date.

Vous devez être l'utilisateur actif d'une feuille de travail et avoir l’autorisation pour dégeler les liens d’une mission.

Pour dégeler les liens d'une mission à partir d'une feuille de travail, veuillez procéder de la façon suivante :

1. Accédez à la page Affichage de la mission.

2. Cliquez sur le nom de la feuille de travail dont vous voulez dégeler les liens.

3. Sur le ruban CCH iFirm Engagement, sélectionnez Dégeler les liens BV.

4. Pour les feuilles de travail Excel, vous serez informé que la feuille de travail sera automatiquement enregistrée. Cliquez sur Oui dans le message pour dégeler les liens.

Remarque : Si la feuille de travail Excel a été approuvée par un ou plusieurs réviseurs, l'icône d'état Modifié après l’approbation du réviseur s'affichera pour la feuille de travail dans la page Affichage de la mission. Au moins un réviseur devra à nouveau approuver la feuille de travail pour faire disparaître cette icône.

Dans la page Affichage de la mission, l’icône de liens gelés ne sera plus affichée dans la colonne État.