Ajouter et modifier des entités de facturation

Paramètres - Mandats et facturation

Les entités de facturation sont utiles pour les cabinets qui ont plusieurs bureaux nécessitant différents modèles par défaut de factures et d'états de compte. L'entité de facturation par défaut du cabinet correspond aux détails du cabinet. Cette entité ne peut pas être supprimée. Vous pouvez toutefois modifier différents champs, comme l'adresse et les numéros de téléphone du cabinet.

Les cabinets ayant une seule entité de facturation ne constateront aucun changement puisque les filtres et les labels supplémentaires relatifs aux entités de facturation ne s'affichent que si plus d'une entité de facturation est définie.

Deux éléments doivent être définis pour configurer la facturation dans le module Mandats et facturation, soit l'entité de facturation et les paramètres généraux. Comme vous le verrez ci-dessous, plusieurs paramètres relatifs aux entités de facturation sont offerts. Vous pouvez sélectionner uniquement ceux qui s'appliquent à vous. Vous pouvez inscrire un texte de facture par défaut lorsque vous personnalisez les types de mandat. Il existe différentes options pour masquer ou afficher les dépenses et le temps ayant été ajoutés au mandat. Une fois les options de facturation par défaut définies, vous pouvez les remplacer par des factures individuelles, au besoin.

Ajouter une entité de facturation

1. Cliquez sur Paramètres, puis sélectionnez Mandats et facturation.
2. Cliquez sur Entités de facturation.
3. Cliquez sur Ajouter une entité de facturation.
4. L’adresse saisie dans le champ Adresse courriel est utilisée pour les réponses en lien avec les factures, les notes de crédit et les états de compte.

5. Sélectionnez le Type d'état de compte :

   • Solde impayé

   • Solde reporté

6. Sélectionnez le modèle de facture pour cette entité. À moins que vous n'utilisiez votre propre modèle de facture personnalisé.

7. Dans la liste Temps, sélectionnez la présentation que vous voulez utiliser.

   • Résumé - affiche toutes les entrées de feuilles de temps dans un format résumé. Le total de toutes les entrées de feuilles de temps s'affiche sur une seule ligne de TEC liée aux feuilles de temps.

   • Regrouper par codes d'activité - affiche toutes les entrées de feuilles de temps regroupées par codes d'activité. Chaque code d'activité s'affiche sur une ligne de TEC.

   • Détail - affiche toutes les entrées de feuilles de temps de façon individuelle. Chaque entrée de feuilles de temps s'affiche sur une ligne de TEC.

   Remarque : Pour générer des rapports sur les codes d'activité facturés séparément, vous devez sélectionner l'option Détail. Les codes d'activité sont alors affichés séparément dans le rapport Répartition des factures par codes.

8. Sélectionnez la présentation voulue dans la liste Dépenses.

   • Regrouper par codes de dépenses - affiche toutes les entrées liées aux dépenses en les regroupant par codes de dépenses. Chaque code de dépenses s'affiche sur une ligne de TEC.

   • Détail - affiche toutes les entrées liées aux dépenses de façon individuelle. Chaque entrée liée aux dépenses s'affiche sur une ligne de TEC.

   • Ne pas afficher séparément - le montant des dépenses est automatiquement ajouté à la ligne de TEC des entrées de feuilles de temps. Cette option s'affiche uniquement lorsque la présentation des feuilles de temps est définie à Résumé.

   Remarque : Pour générer des rapports sur les dépenses facturées séparément, vous devez sélectionner l'option Détail. Les codes de dépenses sont alors affichés séparément dans le rapport Répartition des factures par codes.

9. Sélectionnez la présentation voulue dans la liste Ajustements.

   • Résumé - affiche toutes les entrées liées aux ajustements dans un format résumé. Le total de toutes les entrées liées aux ajustements s'affiche sur une seule ligne de TEC réservée aux ajustements.

   • Ne pas afficher séparément - les montants des ajustements sont automatiquement ajoutés à la ligne de TEC des entrées de feuilles de temps. Cette option s'affiche uniquement lorsque la présentation des feuilles de temps est définie à Résumé.

10. Sélectionnez le modèle d'état de compte pour cette entité - le modèle Default Statement Aged-fr présente les dettes dues depuis 30 jours, 60 jours et plus de 60 jours.
11. Sélectionnez le format par défaut de la facture - cela permet de contrôler la quantité de détails affichés sur la facture.
12. Sélectionnez le type de date d'échéance par défaut et inscrivez le nombre de jours requis.
13. Inscrivez le Message de la facture par défaut, par exemple Veuillez payer dans les sept jours - vous pouvez modifier le message par défaut pour une facture particulière ou choisir de ne pas l'afficher.
14. Activez la case à cocher Afficher un filigrane sur les ébauches de facture, au besoin.
15. Sélectionnez les options de paiement en utilisant les cases à cocher et inscrivez les détails du transfert électronique de fonds ou de la carte de crédit du cabinet, au besoin.
16. Dans la liste Receivable Notes Category, sélectionnez une catégorie de notes, au besoin.
    • Cette opération active l'onglet Receivable Notes dans la page Accounts Receivable Transaction, où vous pouvez visualiser les notes liées au compte-client de ce client.
    • Si aucune catégorie n'est sélectionnée (le paramètre est None), l'onglet Receivable Notes n'est pas disponible dans la page Accounts Receivable Transaction. Vous pouvez visualiser les notes à partir du dossier du client.
    • Les catégories de notes disponibles cette liste proviennent de la section Catégories de notes des paramètres des contacts.

17. Sélectionnez votre méthode chronologique (Ageing Method) :

    • Date d’échéance : la date à laquelle le paiement est dû;

    • Date de transaction : la date à laquelle le paiement a été effectué.

18. Réglez les Périodes chronologiques:

    • Saisir le nombre de jours que vous désirez inclure dans chaque période chronologique (jusqu’à 10 intervalles sont disponibles), et le tableau se mettra à jour en conséquence.

      

    Note:
    Certaines pages et certains rapports afficheront seulement jusqu’à cinq périodes en raison de l’espace limité disponible.
19. Cliquez sur Enregistrer.

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Modifier une entité de facturation

1. Cliquez sur Paramètres, puis sélectionnez Mandats et facturation.
2. Cliquez sur Entités de facturation.
3. Cliquez sur le bouton Manage Billing Entity pour l'entité de facturation du cabinet que vous mettez à jour.
4. Modifiez les renseignements, au besoin.
5. Cliquez sur Enregistrer.

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