Gérer les mandats à accord à prix fixe

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Contenu

À propos du flux de travail des accords à prix fixe

Pour gérer les mandats à accord à prix fixe dans CCH iFirm, nous vous recommandons de créer un mandat principal que vous pouvez utiliser pour envoyer des factures mensuellement (en utilisant du texte provisoire). Le mandat principal est défini dans le module Contactsavec un tarif fixe. Chaque mandat faisant partie de l'accord est créé de façon individuelle et traité comme un mandat ordinaire avec des budgets, des attributions et des dépenses, et il peut aussi être défini comme un mandat récurrent.

Les mandats individuels ne sont pas facturés une fois qu'ils sont terminés; le total des TEC est plutôt transféré au mandat principal, où il est facturé. Vous pouvez créer des factures en lot chaque mois en utilisant du texte provisoire, et le montant des factures sera défini par défaut au prix fixe que vous avez attribué à vos clients bénéficiant d'un accord à prix fixe.

À la fin de la période de l'accord, vous pouvez gérer vos ajustements positifs ou négatifs à partir du mandat principal..

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Créer des mandats et y travailler

Mandats - Visualiser, ajouter ou modifier des mandats

Créez les mandats qui sont inclus dans un accord à prix fixe comme des mandats ordinaires, et ce, que vous les créiez manuellement, en lot, ou en tant que mandats récurrents. Vous pouvez attribuer des budgets et des dépenses automatiques ainsi qu'affecter des ressources automatiques afin de faire le suivi et la gestion de chaque mandat de façon individuelle.

Lorsque tous les mandats sont terminés, vous n'avez pas à créer une facture pour chacun d'entre eux. Vous n'avez qu'à transférer tous les TEC au mandat principal (mandat de type FPAM). N'oubliez pas de clore les mandats après le transfert. Si vous avez travaillé à un mandat en-dehors du cadre de l'accord à prix fixe, nous vous recommandons de facturer cette tâche séparément en utilisant le processus standard

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Transférer des TEC au mandat de type FPAM

  • Mandats - Visualiser, ajouter ou modifier des mandats;
  • Mandats - Transférer des TEC

Lorsqu'un mandat faisant partie d'un accord à prix fixe est terminé, transférez tous les TEC au mandat principal de type FPAM avant de clore le mandat terminé..

  1. Cliquez sur Mandats et facturation, puis sélectionnez Mandats.
  2. Trouvez la ligne du mandat approprié et cliquez dessus.
  3. Cliquez sur Transférer TEC.
  4. Cliquez sur Du mandat courant à un mandat existant.
  5. Sélectionnez le mandat de type FPAM auquel vous voulez transférer les TEC.
  6. Activez la case à cocher Clore le mandat après le transfert de TEC si vous voulez annuler le mandat existant une fois les TEC transférés.
  7. Inscrivez le montant de TEC que vous voulez transférer.
  8. Ajouter une description à propos du transfert.
  9. Cliquez sur Enregistrer.

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Créer des factures mensuelles en utilisant du texte provisoire

Facturation - Visualiser, ajouter ou modifier des factures

Chaque mois, vous pouvez créer en lot des factures provisoires pour tous vos mandats de type FPAM. Le montant de chaque facture mensuelle est déterminé par le prix fixe que vous avez attribué à vos clients dans leurs dossiers.

Remarque : Pour créer des factures mensuelles provisoires, assurez-vous que le paramètre correspondant est activé dans les types de mandats, puis utilisez le processus habituel de création de factures, mais en choisissant du texte provisoire.
  1. Cliquez sur Mandats et facturation > Mandats à facturer.
  2. Inscrivez le type du mandat à accord à prix fixe dans la zone de recherche.
  3. Appuyez sur la touche Entrée. Tous vos mandats à accord à prix fixe s'affichent.
  4. Créez des ébauches de factures pour chaque mandat :
    1. Activez la première case à cocher pour sélectionner tous les mandats.
    2. Cliquez sur la flèche verte qui se trouve aux côtés du bouton Créer des factures, puis cliquez sur Créer des factures avec un texte provisoire.

  1. Vérifiez et modifiez les dates, au besoin.
  2. Cliquez sur Oui pour continuer.

  1. Cliquez sur l'onglet Ébauches de factures - - le montant de la facture est défini par défaut au prix fixe spécifié dans le dossier du client.

  1. Finalisez, imprimez et envoyez vos factures.

N'effectuez pas la clôture du mandat de type FPAM avant d'avoir créé et finalisé la dernière facture.

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Visualiser les rapports

Pour faire le suivi de l'état de l'accord à prix fixe au cours de l'année, vous pouvez utiliser les rapports suivants :

Facturation - Visualiser, ajouter ou modifier des factures

  • Rapport Répartition des travaux en cours par client - inscrivez le nom du client dans la zone de recherche et visualisez tous les mandats ouverts pour ce client.

Cabinet - Visualiser l'information relative aux TEC et à la rentabilité

  • Rapport Rentabilité du mandat - utilisez ce rapport pour faire le suivi de l'état final de l'accord à prix fixe lorsque tous les mandats sont terminés et la facture finale, créée. Sélectionnez le client approprié pour connaître l'ajustement positif ou négatif final pour le mandat de type FPAM . Comparez le tarif convenu au total des TEC transférés pendant l'année.

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