À propos des mandats
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Il y a cinq autorisations de sécurité, cliquez ici pour obtenir de plus amples renseignements.
La section Mandats est la principale section du module Mandats et facturation.
Cliquez sur Mandats et facturation, puis cliquez sur Mandatspour consulter l'onglet Actifs de la page Mandats. Ce que vous pouvez voir et faire par la suite dépend des autorisations de sécurité qui vous sont attribuées.
Les mandats sont l'élément principal du module Mandats et facturation. Ils peuvent être créés de quatre façons différentes :
- Manuellement - par exemple, dans le cas d'une occasion de développement commercial unique ou pour un autre travail spécial;
- En lot - par exemple, pour tous vos mandats de conformité au début ou à la fin de l'année;
- En tant que mandats récurrents - cette fonctionnalité permet de créer des mandats selon un cycle défini. Par exemple, vous pouvez créer des mandats hebdomadaires, mensuels, trimestriels et aux deux semaines. Cette fonctionnalité s'applique à tout mandat qui suit un cycle défini. Pour créer tous les codes et paramètres qui régissent les mandats, une certaine configuration est requise, mais plus vous créez de paramètres par défaut au départ, plus il vous sera facile de gérer et de surveiller les mandats en plus d'en faire le suivi, et ce, de leur création jusqu'à leur achèvement.
- Automatiquement - la fonctionnalité Automatic Job Creation permet de créer des mandats à l'achèvement d'un événement, par exemple à la fermeture d'un autre mandat.
La création de mandats en lots et la mise en place de mandats récurrents vous feront gagner beaucoup de temps et vous éviteront d'oublier de créer des mandats chaque mois.
Plutôt que d'imputer le temps au client en général, comme le veut la méthode traditionnelle, le temps est imputé à des mandats spécifiques. Vous pouvez également vous assurer que chaque membre de l'équipe travaille sur les mandats selon un ordre établi. Cela permet au personnel de demeurer concentré en diminuant les distractions. Autrement dit, un mandat est créé et attribué, puis le chargé de mandat y travaille et le termine. Ensuite, le mandat est facturé, et un autre mandat prend sa place. Les courriels automatisés sont mis en place pour suivre les règles établies par votre cabinet, afin que les membres de l'équipe demeurent à jour et les gestionnaires, informés des progrès.
Deux options sont offertes pour l'affichage des mandats dans les grilles des mandats. La vue par défaut affiche les TEC, le budget et les renseignements de facturation, mais vous pouvez la changer pour plutôt afficher les données de temps des mandats.
Vue par défaut qui affiche les TEC, le budget et les renseignements de facturation :
