À propos de l'application Mandats et facturation
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Le module Mandats et facturation est dédié aux mandats, au flux de travail et aux ressources. Vous pouvez facilement faire un suivi de l'avancement des mandats à l'aide des alertes par courriel instantannées et des rapports en temps réel. Vous pouvez également faire le suivi de l'efficacité et du rendement des membres de l'équipe en temps réel. La tarification en fonction de la valeur vous permet de facturer vos mandats à l'avance et de faire le suivi de vos ajustements positifs et négatifs. De plus, puisque s'il s'agit d'une application basée sur navigateur, vous pouvez l'utiliser partout et en tout temps, que ce soit sur un ordinateur de bureau, un portable, une tablette ou un cellulaire.
Mandats
Les mandats sont le point central du module Mandats et facturation. Ils peuvent être ajoutés individuellement, en lot ou de façon automatique. Une configuration initiale est nécessaire pour créer tous les codes et paramètres qui régissent les mandats. Toutefois, plus vous créez de paramètres par défaut à l'avance, plus la gestion et le suivi des mandats sont facilités, et ce, de leur création jusqu'à leur clôture. Plutôt que d'utiliser la méthode traditionnelle qui consiste à imputer le temps à un client en général, le temps est appliqué à des mandats spécifiques. Vous pouvez aussi vous assurer que chaque membre de l'équipe travaille sur les mandats selon l'ordre établi par son directeur. De cette façon, les membres sont concentrés et moins enclins à être distraits. Autrement dit, un mandat est créé, attribué et une ressource y travaille. Il est ensuite terminé et facturé, puis un autre mandat prend sa place. Les courriels automatisés sont définis afin de suivre les procédures établies par votre cabinet. Ils permettent aux membres de l'équipe de demeurer concentrés, et aux directeurs d'être informés de l'avancement des mandats.
Contacts
Les détails des contacts peuvent être importés, et des données et paramètres supplémentaires peuvent être nécessaires. Vous pouvez spécifier une affectation de ressource par défaut pour un client; ainsi, lorsqu'un nouveau mandat est ajouté pour ce client, celui-ci est automatiquement attribué à la ressource spécifiée. Les champs dynamiques vous permettent d'enregistrer tout renseignement supplémentaire que vous jugez pertinent pour votre base de données sur les clients.
Utilisateurs
Un profil d'utilisateur unique est attribué à chaque utilisateur. Les autorisations de sécurité qui sont accordées à un utilisateur déterminent ce qu'il peut faire et visualiser dans le système. Vous pouvez définir des taux facturés par défaut ainsi que des taux facturés spéciaux pour permettre différentes méthodes de tarification. Les heures normales et les pourcentages facturables sont appliqués à de nombreux emplacements, comme dans le classement des mandats, la vue hebdomadaire des feuilles de temps et les rapports sur l'efficacité des employés.
Facturation et Comptes clients
Dans le module Mandats et facturation, la facturation est très flexible. Le texte de facture est défini automatiquement dans la description du Type de mandat, y compris les champs de fusion remplis à partir des mandats. Les membres de l'équipe peuvent facilement créer des factures à l'avance. La section où l'on peut gérer les factures permet de réviser et de modifier des ébauches de facture, de finaliser des factures en lot ainsi que d'imprimer et d'envoyer par courriel des factures en lot sans tracas. Vous pouvez personnaliser vos modèles de factures afin d'y ajouter votre logo et de modifier la mise en forme du texte. Vos factures peuvent ainsi mieux répondre aux besoins de votre entreprise. La section Comptes clients possède un petit tableau de bord qui vous offre un rapide coup d’œil de l'état de vos comptes clients. Ajouter des transactions est facile, et les paiements sont automatiquement attribués aux soldes dus selon une méthode d'attribution que vous pouvez remplacer si vous le voulez. Les états de compte peuvent être imprimés et envoyés par courriel en lot à des clients sélectionnés selon les filtres disponibles, par exemple uniquement les clients dont le paiement est en retard.
Gestion du flux de travail
L'affectation des ressources vous permet de vous tenir au courant de l'identité des personnes qui travaillent sur un mandat, ainsi que de leur avancement. C'est aussi une fonctionnalité clé si vous voulez utiliser la fonctionnalité de classement des mandats. Celle-ci vous permet de créer une liste de priorités pour chaque membre du personnel afin qu'il sache exactement ce à quoi vous vous attendez qu'il travaille, ainsi que l'échéance prévue.
Rapports
Plusieurs rapports sont disponibles dans le module Mandats et facturation, et nous vous recommandons de les parcourir tôt afin d'en ajouter dans l'onglet Favoris. Les rapports possèdent des options de filtres de recherche que vous pouvez utiliser pour affiner les résultats par date, par associé, par utilisateur, par client, etc. La plupart des rapports offrent la possibilité d'obtenir davantage de détails lorsque vous cliquez sur une ligne particulière du rapport. Bien que les rapports soient conçus pour une lecture et une utilisation en ligne, vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft® Excel® pour une analyse en profondeur. Utilisez le rapport Détails du mandat pour personnaliser votre propre rapport en sélectionnant les champs et les filtres de recherche dont vous avez besoin.